Agile Projektmanagement-Methoden für Alle: Teil 1: Kanban

von Sabine am 16. Januar 2015

Viele Projektmanager würden gerne agile Methoden in ihren Teams einsetzen. Doch eine komplette Umstellung auf Projektmanagement nach agilen Prinzipien ist vielen zu riskant bzw. wird von der Unternehmensführung auch oft nicht mitgetragen.

Doch keine Sorge, man kann auch agile Ansätze in ein Projektmanagement klassischer Prägung integrieren.

Kanban

Eine populäre Methode, um das Aufgabenmanagement agiler zu gestalten, ist Kanban. Eine kleine Einführung in die Kanban-Idee gibt es hier. Kanban kann ohne Probleme mit klassischen Projektmanagement-Methoden wie der Gantt-Planung kombiniert werden (auch wenn Puristen jetzt vielleicht aufschreien), denn Aufgaben bzw. Arbeitspakete gibt es in jedem Projekt, egal nach welcher Methode man es steuert.

Um mit Kanban starten zu können, muss ein Backlog angelegt werden. Streng genommen ist der Backlog eine Liste von Anforderungen, die an das Projektergebnis gestellt werden, also beispielsweise eine Liste von Funktionen, die das im Rahmen des Projektes entwickelte neue Produkt haben soll. Etwas freier interpretiert kann der Backlog einfach eine To Do- oder Aufgabenliste sein. Diese muss im nächsten Schritt priorisiert werden.

Wenn man Aufgaben auf einer Kanban-Tafel visualisiert, dann kommen diese priorisierten Aufgaben in die ganz linke Spalte – diese kann z.B. „Nicht begonnen“ heißen. Jede Aufgabe wird auf einer eigenen Kanban-Karte festgehalten. Die Verantwortlichen sollten außerdem definieren, wie viele Aufgaben parallel in Bearbeitung sein dürfen, denn meist gibt es deutlich mehr Arbeit, als das Team auf einmal bewältigen kann.

Dann kann es losgehen. Da Kanban ein Pull-System ist, dürfen die Mitarbeiter sich ihre Aufgaben selbst ziehen, d.h. sie dürfen entscheiden, welche der Aufgaben aus dem Backlog sie als nächstes bearbeiten möchten. Dieses hohe Maß an Selbstbestimmung beeinflusst auch die Motivation der Teamitglieder positiv.

Beispiel einer virtuellen Kanban-Tafel

Beispiel einer Kanban-Tafel für das agile Aufgabenmanagement / Projektmanagement

Abbildung: InLoox GmbH

Diese Aufgaben rücken dann in die zweite Spalte vor, die meist „In Bearbeitung“ oder „In Progress“ heißt. Bereits abgeschlossene Aufgaben wandern in die Spalte ganz rechts.

Wird im Projektteam mit einem Gantt-Diagramm und verbindlichen Meilensteinen gearbeitet, ist das auch kein Problem: Jedes Arbeitspaket erhält das Fälligkeitsdatum des Vorgangs, dem es zugeordnet ist.

Die tägliche Zusammenarbeit ist eines der wichtigsten agilen Prinzipien und zugleich eines der Erfolgsgeheimnisse agilen Projektmanagements. Damit Kanban gut funktioniert, sind 15-minütige tägliche Stand-Up-Meetings absolut empfehlenswert, so können sich alle Teammitglieder darüber austauschen, wie sie seit dem letzten Meeting vorangekommen sind und wie die nächsten Schritte aussehen.

Wenn täglich über den Projektfortschritt gesprochen wird, erkennen Projektmanager auch recht schnell, wo sich Flaschenhälse bilden, d.h. an welcher Station sich die noch nicht erledigten Aufgaben stauen. Eine Station kann ein Teilprojektteam oder ein einzelner Mitarbeiter sein.

Eine gute Methode, um den Projektfortschritt zu messen, ist außerdem das Burndown Chart, um das es im zweiten Teil gehen wird.

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