Aufwand

Aufwand, auch “Effort” genannt, bezeichnet im Projektmanagement generell die Menge an eingesetzter Arbeitszeit, die notwendig ist, um einen bestimmtes Ziel zu erreichen.

Bei diesem Ziel kann es sich um einen Terminplanvorgang handeln oder auch um eine Komponente des so genannten Projektstrukturplans, also eine Art Etappenziel. Der nötige Aufwand, um dieses jeweilige Ziel zu erreichen, wird für gewöhnlich in Personalstunden bzw. Personaltagen oder Personalwochen ausgedrückt.

Es empfiehlt sich, bei der Planung eines Projekts sorgfältig abzuwägen, für welche Phasen und Prozesse wie viel Aufwand im Sinne von Arbeitszeit angemessen ist. Der Erfolg hängt letztendlich mit davon ab, wie effizient Ressourcen eingesetzt werden. Sollen meherer Projektgruppen erfolgreich zusammenarbeiten, so muss unbedingt vermieden werden, dass eine Gruppe weniger Zeit bzw. Personal zur Verfügung hat und gleichzeitig viel mehr leisten muss als eine andere. Solche Schieflagen in der Planung pflanzen sich unheilvoll im laufenden Projekt fort und können sich letzlich negativ auf das Gesamtergebnis auswirken.

Ist die Verteilung des Aufwands jedoch gut geplant und klar geregelt, lässt sich das Projekt auch zu einem guten Abschluss bringen. Deswegen ist es wichtig, sich über die zentralen Schnittstellen in diesem Projekt schon im Vorfeld klar zu weden. Ein guter Projektmanager bezieht hier auch seine Erfahrungen aus früheren Projekten mit ein oder nutzt die Dokumentation früherer Vorgänge, die dem aktuellen Projekt ähneln. Er weiss, wo sich eventuell Probleme und Verzögerungen ergeben könnten und kalkuliert diese bereits mit ein. Geht es zum Beispiel ganz konkret um die Erstellung eines bestimten Produkts, weiss der erfahrene Projektmanager, dass ein allererster Entwurf zum Produktdesign nicht als Grundlage für die Projektgruppe dienen sollte, die sich mit Verpackung und Versand befasst. Treten im Produktdesign Änderungen ein, kann es sein, dass die Vorarbeit in anderen Projektgruppen effektiv wertlos wird – wertvolle Arbeitszeit ist verloren, und was noch viel schlimmer ist: Die Motivation kann sinken, was sich wiederum auf die nötige Arbeitszeit auswirkt. Schliesslich ist Arbeitszeit nicht gleich Leistung. Leistung bedeutet Arbeit pro Zeiteinheit. Ein Mitarbeiter, der sieht, dass seine Arbeit auch verwendet wird, ist auch bereit, 100 % Leistung für ein gemeinsames Ziel zu erbringen.