Project Charter / Projektauftrag

Die Project Charter, im Deutschen „Projektauftrag“ genannt, halte ich persönlich für eines der wichtigsten Werkzeuge im Projektmanagement. Nicht umsonst gibt es das Sprichwort der Projektmanager „Sag mir, wie Dein Projekt anfängt, und ich sage Dir, wie es auffhört.“

Die Project Charter steht ganz am Anfang des Projektes. In der PMI-Welt wird sie von einem Manager erstellt, der höher in der Hierarchie steht als der Projektmanager oder das Team. In der Realität habe ich es noch nie erlebt, dass sie von einer Person außerhalb des Teams erschaffen wurde; dies kann sich in Zukunft natürlich ändern, wenn höhere Firmenebenen auch für das Projektmanagement evangelisiert wurden. In der Regel wird sie von dem Initiator eines Projektes erstellt, oder vom Projektmanager selbst, denn auch wenn es für alle Stakeholder wichtig, so ist es für den Projektmanager eigentlich unmöglich, ein Projekt ohne eine Project Charter zu erstellen. Egal wer sie erstellt, das obere Management sollte darüber informiert sein, was in der Project Charter steht, wenn möglich die Project Charter sogar unterzeichnen, wenn es denn so förmlich abläuft in einer Firma. Ich habe schon viele Projektmanager gehört, die sagen, dass sie nichts machen ohne eine Unterschrift; das funktioniert aber nicht in jedem Unternehmen.

Die Project Charter sollte so breit gefasst sein, dass sie während des Projektes nicht mehr geändert werden muss. Die folgenden Punkte kann/sollte sie enthalten:

  • Wer ist der Projektmanager und welche Entscheidungsbefugnis hat er?
  • Was sind die Ziele des Projektes? Woran wird gemessen, ob das Projekt erfolgreich ist?
  • Warum wird das Projekt durchgeführt?
  • Beschreibung des Produkts und der Deliverables (im Deutschen auch „Liefergegenstand“ genannt)

Zusätzlich halte ich die folgenden Punkte für sinnvoll:

  • Stakeholder
  • Annahmen (z.B. „Wir gehen davon aus, dass die Qualitätssicherung jederzeit Module von uns testen kann, egal ob das Gesamtprodukt noch nicht fertig ist.“)
  • Einschränkungen (z.B. „Das Endprodukt muss bis zum Ende des Quartals fertig werden.“)
  • Eine erste Version der WBS
  • Eine erste Risikoanalyse
  • Budget
  • Team mit allen Kontaktadressen
  • Kommunikationswege

Die Project Charter gibt dem Projektmanager formal die Autorität, Ressourcen für ein Projekt zu nutzen. Außerdem entsteht das Projekt dadurch offiziell; anders als viele andere Projekte entsteht es nicht irgendwo, weil irgendjemand der Meinung ist, dass es mal gemacht werden müsste, und dann müssen andere Stakeholder mit dem Ergebnis leben. Auch regelt eine Project Charter gleich am Anfang für alle Beteiligten, was sie von dem Projekt erwarten können und was nicht.

Bei der Project Charter trennt sich gleich zu Beginn eines Projekts die Spreu vom Weizen: Wahrscheinlich rappelt es gleich zu Beginn ein wenig, wenn die verschiedenen Stakeholder ihre Bedürfnisse schwarz auf weiß synchronisieren müssen; dies ist aber nichts gegen die Probleme, die man erst später bekommt, wenn dieser Abgleich zwischen den Stakeholdern mitten im Projekt durchgeführt wird.

Bitte beachten Sie auch, dass wir eine kostenlose Vorlage für eine Project Charter anbieten.

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Dieter Lorenz 18. Januar 2011 um 18:32 Uhr

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