Protokoll / Log

Ein Protokoll ist ein Dokument, das festhält, zu welchem Zeitpunkt welche Instanz welche Operation ausgeführt hat oder auch ausführen wird.

Grundsätzlich gibt es drei Arten von Protokoll: (1)Ein Protokoll, das im Vorfeld eines Projekts, etwa im Rahmen der ersten Vorbesprechung verfasst wird, und einen in der Zukunft stattfindenden Ablauf regelt. Dieses Protokoll wird auch “a-priori-Protokoll” oder “Konzept” genannt. (2) Als “Monitoring” wird ein Protokoll bezeichnet, das einen aktuellen Ablauf zeitnah dokumentiert. (3) “A-posteriori”- Protokolle dokumentieren einen bereits abgeschlossenen Prozess, finden sich also vor allem in der Nachbereitung abgeschlossener Projekte.

Der Sinn und Zweck jeden Protokolls ist es, Vorgänge transparent und intersubjektiv nachvollziehbar zu machen. Ein Protokoll hilft, abgeschlossene Vorgänge bzw. bisher absolvierte Phasen zu rekonstruieren oder künftige zu planen. Eine wichtige Funktion von Protokollen ist die Vermeidung von Fehlern. Dies geschieht, indem Fehlfunktionen und Fehlorte oft erst durch ein Protokoll klar ersichtlich weden. Bei abgeschlossenen Vorgängen macht ein Protokoll sichtbar, wo Schwächen im Konzept lagen und gibt Anhaltspunkte zur Fehlervermediung bei künftigen Projekten. Bei zu planenden Vorgängen macht ein gutes Protokoll ersichtlich, an welchen Stellen im Prozess potentiell Fehlfunktionen drohen, so dass diesen bereits im Vorfeld begegnet weden kann. Ein Protokoll sollte nicht als zusätzlicher Mehraufwand betrachtet werden: Es istein ganz entscheidendes Werkzeug der Qualitätslenkung im Projektmanagement.

Ein Protokoll legt Abläufe fest und reduziert damit Unsicherheit bei allen Beteiligten. Es erleichtert die Kommunikation und einen effektiven Arbeitsablauf. Es stellt sicher, dass alle an einem Projekt beteiligten mit dem nötigen Wissensstand starten. Ein gutes Projekt macht zudem anschaulich, wie Zuständigkeiten und Kompetenzen innerhalb eines Projekts verteilt sind. Deswegen empfiehlt es sich, beim Verfasen eines Protokolls stets auf die Beantwortung dreier grundlegender Fragen fokussiert zu sein: (1) WER? Welche Person/Arbeitsgruppe/ Abteilung ist verantwortlich? (2) WAS? Was ist das Ziel, das erreicht werden soll und in welchem Zusammenhang steht dieses Teilziel mit dem Gesamtziel des Projekts? (3)WIE? Durch welche Vorgänge wird dieses Ziel erreicht? Welche Werkzeuge dienen dazu? Wo besteht Potential für Synergien mit anderen am Prozess beteiligten Gruppen?

Dementsprechend empfiehlt es sich in einem Protokoll, in einer Extraspalte die jeweils Verantwortlichen und den Termin der jeweiligen Fertigstellung anzugeben, da dieser Überblick der individuellen Organisationen der einzelnen Einheiten dient, die am Projekt beteiligt sind, und Protokolle allen relevanten internen Instanzen zugänglich zu machen.