Spezifikation

Eine Spezifikation im Sinne des Projektmanagements ist ein umfassender Katalog vertraglich vereinbarter Leistungen. Da dieser detailgetreu und tiefgründig alle an der Leistungserstellung beteiligten Faktoren behandeln muss, sollte die Erstellung besondere Sorgfalt erfahren und regelmässig mit der Vertragspartei abgeglichen werden.

Normalerweise erstellt der Auftraggeber die Spezifikation, da er am besten weiss, wie das Ergebnis aussehen soll. Ein grosses Problem ist jedoch häufig, dass das gewünschte Ergebnis grundsätzlich bekannt ist, über die Einzelheiten und Spezialanforderungen jedoch Unklarheit herrscht. Darum ist eine Absprache einerseits unternehmensintern, andererseits mit dem Geschäftspartner unerlässlich. Diese kann auch in Form von Consultingleistungen in Anspruch genommen werden.

Die Spezifikation beginnt meist mit einer Einleitung, die den Lieferumfang umreisst und die spätere Verwendung des Produkts beschreibt. In einem allgemeinen Teil werden grundsätzliche Fragen geklärt, wie die Masse und Arbeitsweise einer Maschine, die technischen Daten eines Softwareprodukts oder die Seitentypen einer technischen Dokumentation. In folgenden Kapiteln werden diese Grundinformationen ausgebaut.

Die Spezifikation muss möglichst umfangreich und sehr ausführlich sein. Jedes noch so kleine Detail muss beschrieben sein, um Abstimmungsaufwand oder Fehler in Nachhinein zu vermeiden. Das bedeutet, dass jede Schraubenart, jede Farbgebung, jede Schriftgrösse Erwähnung finden muss. Es empfliehlt sich, einen Merkmalskatalog zu erstellen und diesen für jede Position abzuarbeiten. So kommt es, dass Spezifikationen in der Regel umfangreiche Dokumente sind. Eine gute Spezifikation schafft den Ausgleich zwischen Kundenanforderung und Leistungsvermögen des Erbringers und bietet eine eindeutige Anweisung zur Leistungserstellung.

Auch der Zeitaufwand und der Personalbedarf finden Eingang in die Spezifikation. Hier gilt es lieber grosszügig zu planen, als durch Zeitverzug Vertragsstrafen zu provozieren oder durch fehlendes Personal den Budgetrahmen zu sprengen.