Vorlage

Vorlagen sind Dokumente, wie Projektstrukturpläne, Netzdiagramme des Projektterminplans, Risiken. Sie werden in einem Ordner hinterlegt, sei es virtuell, auf CD-ROM oder Papier. Vorlagen können je nach Erfordernissen vom Projektmanagement in editierbaren Formaten beispielsweise in Word oder als Excel-Datei vorliegen. Das Projektmanagement ist ständig an der Verbesserung der Vorlagen interessiert. Vorlagen können Checklisten, Beispiele, Fragenkataloge, Formblätter, MindMaps oder zudem in der Personalplanung Stellenbeschreibungen, Arbeitsvertragsvorlagen oder Projektdiagramme sein. Auch wenn Projekte einmalig sind, können Vorlagen oder standardisierte Vorgangslisten aus vergangenen Projekten vom Projektmanagement Verwendung findet. Allerdings müssen bereits verwendete Vorlagen auf ihre Aktualität überprüft werden. Vorlagen können auch dazu dienen, typische Terminmeilensteine zu identifizieren. Sie können zudem dafür gut sein, Abläufe und Vorgänge zu beschleunigen oder einen Ablauf zielgerecht zu steuern. Als nützlich erweisen sich Vorlagen für periodische Berichte, die im Verlauf des Projektes fällig werden. Das dient der Transparenz, Beschleunigung und Klarheit der projektinternen Kommunikation. Das Team bleibt dank klarer Vorlagen auf das Projektziel fokussiert.

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