Werkzeug

Der Einfluss, den die Wahl von passenden Werkzeugen oder tools im Projektmanagement haben kann, lässt sich am besten mit einer kleinen Anekdote veranschaulichen:

Zwei Freunde spazieren durch den Wald und treffen auf einen Mann. Dieser ist sehr angestrengt damit beschäftigt, einen gefällten Baum mit einer Säge in Stücke zu zerlegen.

“Guten Tag. Was machen Sie denn da?” fragen die zwei Freunde neugierig.

“Sehen Sie das denn nicht?”, fragt der Waldarbeiter gereizt. “Ich säge diesen Baum in Stücke.”

“Sie sehen aber müde aus. Wie lange sägen Sie schon?”

“Schon seit acht Uhr morgens steh ich hier und säge. Ich bin völlig erschöpft, aber ich kann keine Pause machen, mittags muss ich damit fertig sein.!”

“Aber wenn Sie eine Pause machen”, werfen die beiden ein, “können Sie ihre Säge schärfen.”

Der Waldarbeiter wird wütend: “Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen, ich muss den Baum zersägen!”, ruft er.

Dann muss er selbst lachen und nimmt den guten Rat der zwei fremden Wanderer an. Er schärft seine Säge und kommt danach viel schneller voran, so dass er sogar noch eine Pause einlegen kann.

Abraham Lincoln soll dazu folgendes gesagt haben: “Wenn ich 5 Stunden Zeit hätte, einen Baum zu fällen, würde ich erst einmal 3 Stunden lang die Säge schärfen.”

Eine optimale Vorbereitung ist im Bereich Projektmanagement besonders wichtig. Dazu gehört auch die wohlbedachte Auswahl der richtigen Tools bzw. Werkzeuge für den jeweiligen Zweck.

Ziel im Projektmanagement ist es immer, ein bestimmtes Produkt, ein Ergebnis oder eine Dienstleistung herzustellen. Um dieses Ziel zu erreichen, sind jeweils bestimmte Vorgänge und Prozesse notwendig. Die richtigen Werkzeuge helfen, diese Schritte transparent und für jeden am Projekt beteiligten Mitarbeiter nachvollziehbar zu machen. Ein Werkzeug ist dabei imer etwas Greifbares, etwa eine visuelle Vorlage mit fixen Unterteilungen, die je nach Art des spezifischen Projekts ausgestaltet wird. Es gibt auch Softwareprogramme, die als Werkzeug dienen können, etwa, wenn es um das Erstellen von mind maps geht.

Mit dem richtigen Werkzeug lassen sich Prozesse effizient und ohne lästige Nachbesserungen während des laufenden Projekts abwickeln. Deswegen lohnt es sich immer, bei der Planung eines Projekts einen Schritt zurückzutreten und sich erst einmal zu fragen: Was wollen wir erreichen? Auf welchem Weg können wir dieses Ziel erreichen? Welche Werkzeuge können uns dabei in welchen Phasen des Projekts nützlich sein?

Mit dem richtigen Set von Werkzeugen geht man im Projektmanagement sicher und gut an den Start, und auch das Projekttteam fühlt sich sicher und motiviert, die beste Leistung abzuliefern.