Informationsmanagement im Projekt

von Tom am 10. Februar 2007

Je größer und komplexer ein Projekt ist, desto mehr Informationen fließen auf einen Projektmanager ein, seien es Statusberichte vom Projektteam, Informationen von Stakeholdern, der SmallTalk in der Küche, E-Mails, Newsfeeds, und dann noch die ganzen Informationen, die zwischen den Zeilen zu finden sind. Die Herausforderung besteht darin, zwischen dem Rauschen die wichtigen Informationen und ihre Bedeutung zu extrahieren. Manche Projektmanagement-Software bietet mittlerweile die sogenannten “Dashboards”, die nur die wichtigsten Informationen darstellen. Doch was ist die wichtigste Information? Und wie wird sie interpretiert?


Egal in welchem Bereich man Experte ist, mittlerweile sprießen in fast jedem Bereich mehr Informationen aus den Mailboxen als verarbeitet werden kann. Wie kann man dem Information Overload standhalten? Und obwohl die Mehrheit der Angestellten in unserer Gesellschaft mittlerweile Wissensarbeiter sind, gibt es so gut wie kein Training, um mit der Reizüberflutung zurecht zu kommen. Und so werden in den nächsten Jahren Systeme entwickelt werden, die Menschen dabei helfen, die Informationen zu verdauen.

Helfen können dabei aber auch Kommunikationsrichtlinien im Projekt. So bietet allein das Kommunikationswerkzeug E-Mail von vornherein Möglichkeiten, Informationen besser zu managen, es müssen sich nur alle Teilnehmer über diese Regeln im Klaren sein:

  • In das To- oder An-Feld werden nur die Empfänger eingetragen, die etwas tun müssen, zum Beispiel eine Entscheidung treffen oder einen Vorgang bearbeiten.
  • In das CC-Feld kommen die Empfänger, die nur in Kenntnis gesetzt werden sollen, die also nicht ausführen müssen; diese Empfänger können dann selbst entscheiden, wann und ob sie eine E-Mail lesen, zum Beispiel indem sie Mails, in denen sie auf cc stehen, per Regel in einen speziellen Ordner sortieren lassen.
  • Es muss ein aussagefähiger Betreff gewählt werden, und dieser sollte auch schon darauf hinweisen, was verlangt wird, zum Beispiel “Entscheidung benötigt”.

Helfen können auch Tools wie ein Projektblog; dazu später mehr.

Siehe dazu auch Ununterbrochen unterbrochen

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