Projektmanagement: Anordnungsbeziehungen, Randbedingungen und Annahmen (Teil 3)

von Linh am 27. April 2017

Annahmen beschreiben Ereignisse, von denen angenommen wird, dass sie während des Projektlebenszyklus auftreten. Diese Annahmen werden am Anfang des Projektes als Wahrheiten akzeptiert, auch wenn keine konkreten Beweise dafür vorliegen und es sich am Ende herausstellen kann, dass sie komplett falsch waren.

Im ersten und zweiten Teil dieser Reihe haben wir uns mit Anordnungsbeziehungen und Randbedingungen befasst. Im dritten und letzten Teil geht es nun um Annahmen. Bei der Projektarbeit gibt es niemals komplette Planungssicherheit, deshalb sind Änderungs- und Risikomanagement so wichtig. Dennoch gibt es Ereignisse und Herausforderungen bei denen man, aufgrund von gemachten Erfahrungen in der Vergangenheit, mit hoher Sicherheit sagen kann, dass sie auftreten werden. Deshalb sollten Projektleiter am Anfang eines jeden Projektes Annahmen über das Projekt machen.

Was sind Projektannahmen?

Eine Projektannahme ist ein Ereignis von dem man annimmt, dass es im Laufe des Projektes auftreten wird. Aber diese Gewissheit basiert nicht auf Fakten, sondern sie basiert auf gemachten Erfahrungen in der Vergangenheit. Ähnlich wie Randbedingungen und Anordnungsbeziehungen, sind Annahmen Faktoren, die der Projektleiter und das Projektteam nicht kontrollieren können. Aber anders als Randbedingungen, welche das Projekt einschränken und gefährden können, eröffnen Annahmen dem Projekt neue Möglichkeiten und ermöglichen es dem Projektteam das Projekt schneller fertigzustellen. Dies unterscheidet Annahmen von Randbedingungen und Anordnungsbeziehungen.

Damit ein Projekt beginnen kann, müssen Sie zuerst einmal Annahmen treffen. Wie wir bereits festgestellt haben, hat man keine komplette Sicherheit bei der Projektplanung, da es sehr viele externe Faktoren gibt, die man nicht kontrollieren und vorhersehen kann. Sie können aber den Projektstart nicht einfach so lange hinauszögern, bis Sie alle nötigen Informationen und Gewissheit haben – denn dieser Zustand wird nie eintreffen. Hier kommen die Projektannahmen ins Spiel.

So können Sie Annahmen effektiver steuern

1. Definieren
Sie werden sehr schnell feststellen, dass Sie während eines Projektlebenszyklus sehr viele Annahmen treffen werden. Hier sind Annahmen, die Sie auf jeden Fall treffen müssen:

  • Personalverfügbarkeit: Alle Projektteammitglieder sind verfügbar und haben die nötigen Fähigkeiten und Kenntnisse um am Projekt zu arbeiten.
  • Budgetverfügbarkeit: Das festgelegte Budget wurde genau berechnet und deckt alle Projektausgaben ab.
  • Korrekte Zeitplanung: Die gesetzten Termine und Meilensteine sind erreichbar und das Projekt kann pünktlich nach Zeitplan fertiggestellt werden.
  • Leistung von Auftragnehmern, Lieferanten und Hersteller: Alle benötigten Maschinen, Anlagen und Werkzeuge sind zu jeder Zeit verfügbar.
  • Unterstützung von der oberen Führungsebene: Sie haben die Unterstützung und den Rückhalt von der oberen Führungsebene und vom Projektsponsor, die Ihnen Rückendeckung geben, falls das Projekt auf Probleme stößt.

2. Bewerten

Machen Sie eine Liste mit allen Annahmen und priorisieren Sie diese. Welche Annahmen werden mit fast 100% Sicherheit auftreten, und welche sind weniger gewiss? Das gesamte Projektteam sollte bei diesem Schritt involviert sein, denn sie sind diejenigen, die aktiv am Projekt arbeiten und die ihre gesammelten Erfahrungen einbringen können. Dies ermöglicht es Ihnen genauere Annahmen zu treffen. Hier sind die zwei Faktoren, nach denen Sie Annahmen bewerten können:

3. Dokumentieren

Halten Sie die wichtigsten Annahmen (siehe Punkt 1) in der Projektleitdokumentation fest, zusätzlich zu den Abhängigkeiten und den Randbedingungen. So behalten Sie den Überblick über alle Aspekte, die Ihr Projekt einschränken können, und es hilft Ihnen auch dabei alle Möglichkeiten zu identifizieren, die es Ihnen ermöglichen das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgetrahmens fertigzustellen.

4. Beobachten

Die Dokumentation von Annahmen ermöglicht es Ihnen auch diese besser zu beobachten und zu kontrollieren. Annahmen sind häufig wahr, aber das heißt nicht, dass Sie sich im Laufe des Projektes als falsch herausstellen. Schließlich sind Annahmen keine Fakten. Deshalb müssen Sie sie kontinuierlich verfolgen und beobachten. Ab einem gewissen Punkt im Projektlebenszyklus können Sie mit Sicherheit sagen, ob eine Annahme wahr oder falsch ist. Tipp: Die Regelmäßige Beobachtung von Annahmen sollte auch im Projektplan festgehalten werden, legen Sie zum Beispiel bestimmte Termine fest, an denen getestet wird ob eine Annahme wahr oder falsch ist.

5. Überprüfen

Da Annahmen auf Erfahrungswerten basieren, ist es sehr wichtig, dass Sie sie bei Projektabschluss erneut überprüfen. Welche Annahmen haben sich als wahr herausgestellt und hatten die größte Auswirkung auf das Projekt? Welche waren falsch und mussten verworfen werden? Indem Sie diese Fragen beantworten, können Sie genauere Annahmen für zukünftige Projekte treffen.

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