Projektmanagement: Anordnungsbeziehungen, Randbedingungen und Annahmen (Teil 2)

von Linh am 6. März 2017

Im letzten Beitrag haben wir die verschiedenen Anordnungsbeziehungsarten näher beleuchtet, in diesem Teil geht es um Randbedingungen, also Faktoren die ein Projekt einschränken – deshalb werden Randbedingungen auch häufig Einschränkungen genannt.

Zur Erinnerung: Anordnungsbeziehungen bestimmen die Reihenfolge in denen Aufgaben und Vorgänge erledigt werden müssen. Randbedingungen schränken hingegen das Projekt ein, z.B. durch die Knappheit bestimmter Ressourcen wie Zeit und finanzielle Mittel. Der Projektmanager und das Projektteam können Randbedingungen nicht beeinflussen, können sie aber antizipieren und mit in die Planung einbeziehen. Ob ein Projekt erfolgreich umgesetzt wird, also innerhalb des vorgegebenen Budgets, innerhalb des zeitlichen Rahmens und im festgesetzten Umfang, hängt immer davon ab, ob die Randbedingungen vollständig erfasst wurden.

Was sind Randbedingungen?

Ein Projekt existiert nicht in einem Vakuum, sondern ist immer auch abhängig von verschiedenen externen, d.h. nicht zu kontrollierenden, Einflüssen. Das Project Management Institute unterscheidet zwischen sechs verschiedenen Randbedingungen:

  • Zeit
  • Projektumfang
  • Budget und Kosten
  • Qualität
  • Ressourcen
  • Risiken

Die drei Einschränkungen Zeit, Kosten und Projektumfang werden häufig auch „Magisches Dreieck“ genannt, da Sie einen großen Einfluss auf das Projekt und dessen Erfolg haben. Die drei Faktoren stellen die drei Dimensionen des Dreiecks dar, und stehen in wechselseitigem Konflikt zueinander.

Magisches Dreieck Kopie

Ein wichtiger Bestandteil der Aufgaben eines Projektleiters besteht darin, die verschiedenen Randbedingungen auszubalancieren. Doch das ist eine große Herausforderung, da Randbedingungen häufig in Konkurrenz zueinander stehen, d.h. jede Randbedingung hat einen Einfluss auf eine oder mehrere andere Einschränkungen. Nehmen wir das Hausbau-Beispiel aus dem letzten Beitrag: Die Zementlieferung für das Fundament Ihres Hauses verzögert sich um eine Woche, da beim Zementhersteller gerade ein Personalmangel herrscht. Sie können das Fundament für Ihr Haus also noch nicht legen, somit verschiebt sich Ihr gesamter Bauzeitplan um eine Woche nach hinten. Diese zeitliche Verzögerung hat einen direkten Einfluss auf das Budget, denn Sie müssen die Bauarbeiter eine zusätzliche Woche bezahlen. Somit hat die Ressourcenbeschaffung, bzw. deren Verzögerung, einen Einfluss auf den Projektzeitplan und die Projektkosten.

Wieso ist es wichtig Randbedingungen zu steuern?

Aufgrund dieser Wechselseitigen Abhängigkeit, müssen Projektmanager deshalb Randbedingungen sorgfältig identifizieren und steuern, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Je früher und je genauer Sie Randbedingungen definieren, desto leichter fällt es Ihnen und dem Projektteam diese bei der Planung und der Umsetzung des Projektes zu berücksichtigen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Randbedingungen nicht zu vage formuliert werden. Ein Beispiel für eine schlechte Definition der Einschränkung „Zeit”: „Das Projekt muss im dritten Quartal fertig sein.“ In diesem Beispiel ist das Enddatum extrem weitgefasst: Muss das Projekt am 1. Juli fertig sein, oder irgendwann Mitte August, oder doch erst Ende September? Formulieren Sie die Randbedingung lieber um, und seien Sie spezifischer: „ Das Projekt muss bis spätestens dem 23. Juli fertig sein.“ Diese Formulierung ist klar und deutlich und lässt keinen Spielraum für Interpretation oder Missverständnisse. So kann das Projektteam die Projektaufgaben und Vorgänge priorisieren und sich darauf konzentrieren, dass alles bis zum 23. Juli erledigt ist.

So können Sie Randbedingungen effektiver steuern

Wie schon erwähnt, ist es keine leichte Aufgabe Randbedingungen zu steuern, da sie nicht direkt kontrollierbar sind. Dennoch ist es möglich Projekte um die Randbedingungen herum zu planen und eventuelle Einschränkungen mit in den Projektplan einzubeziehen, so dass diese Ihren Zeitplan, Ihr Budget und den Umfang Ihres Projektes nicht (zu stark) beeinflussen. Hier sind einige Tipps, wie Sie Randbedingungen effektiver steuern können:

  • Erstellen Sie eine Liste mit allen möglichen (auch abwegige) Randbedingungen, die Ihr Projekt einschränken können. Die Auflistung verhindert, dass Sie etwaige wichtige Einschränkungen übersehen.
  • Randbedingungen mit der größten Auswirkung auf das Projekt sollten im Projektauftrag (Project Charter) und/oder dem Lastenheft stehen. Somit hat jeder Projektbeteiligte Zugriff auf die Informationen und kann sich auf die Einschränkungen einstellen.
  • Kommunizieren Sie mit den wichtigsten Stakeholdern, allen voran dem Projektsponsor und der höchsten Führungsebene des Unternehmens, offen darüber welche Randbedingungen das Projekt negativ beeinflussen können, und welche Maßnahmen Sie in diesen Fällen ergreifen werden.
  • Beobachten Sie Randbedingungen kontinuierlich, denn Sie können sich im Laufe des Projektes verändern. Einschränkungen können verschwinden, aber es können auch neue Randbedingungen aufkommen, die Ihr Projekt aus der Bahn werfen können.

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