Studie: Kommunikation in Projekten

von Sabine am 15. Mai 2013

Text: David Braun

Projektkommunikation ist häufig der entscheidende Faktor, wenn es um das Gelingen oder Misslingen von Projekten geht. Doch welchen Stellenwert hat die Projektkommunikation in Unternehmen und wie wird sie im Tagesgeschäft tatsächlich umgesetzt?

Dieser Frage widmet sich die empirische Studie „Kommunikation in Projekten“, die die Münchner Beratung Cetacea vor kurzem veröffentlicht hat. Das Unternehmen hat sich auf die strategische Kommunikationsberatung für Firmen in herausfordernden Situationen spezialisiert. Die Datenerhebung zur Studie fand im Zeitraum vom September bis November 2012 in Zusammenarbeit mit Atreus Interim Management und der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement statt. An der Studie, die in Form einer Onlinebefragung durchgeführt wurde, beteiligten sich 754 Projektmanager – die meisten mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung.

Kommunikation als entscheidender Faktor

Auch diese Studie bestätigt wieder einmal den entscheidenden Einfluss der Kommunikation auf den Projekterfolg. 85% der Befragten bewerteten die Kommunikation in Projekten als „sehr wichtig“. Unter allen Teilnehmern fand sich kein Einziger, der Projektkommunikation als „gar nicht wichtig“ erachtete. Wenn die Teammitglieder also nicht miteinander sprechen, scheint das Projekt zum Scheitern verurteilt zu sein. Vergleichsweise wenig Gewicht wurde dagegen zum Beispiel der Erfahrung der Projektmitglieder zugesprochen. Besonders heikel wird die Kommunikation der Studie nach bei strategischen Neuausrichtungen und Kostensenkungen eingeschätzt.

Zeitmangel verhindert eine individuelle Kommunikation

Die Verantwortung für eine gelungene und produktive Projektkommunikation liegt in den meisten Fällen bei den Projektleitern selbst. Die meisten der Befragten würden dabei gern häufiger und individueller mit ihren Mitarbeitern sprechen, doch meist machen Zeit-, Ressourcen- und Budgetmangel das unmöglich.

Die Projektleiter sehen ihre Hauptaufgabe in der Kommunikation nicht nur darin, ihre Mitarbeiter zu informieren, sondern auch sie zu motivieren und sie in das Projekt einzubinden. Laut Einschätzung der Befragten mangelt es aber vielen Projektleitern an den dazu benötigten Kompetenzen.

Inhaltlich geht es in der Projektkommunikation am häufigsten um Meilensteine, wobei eher sporadisch als strategisch kommuniziert wird. Externe Kommunikationsberater oder zentrale Kommunikationsabteilungen werden hingegen so gut wie gar nicht eingebunden.

Kommunikation findet viel per E-Mail und zu wenig in Meetings statt

Persönliche, projektinterne Meetings und die Projektdokumentation sind laut den Teilnehmern der Studie die wichtigsten Kommunikationsformate. Doch gerade diese Formate werden zu selten genutzt. Sehr häufig zum Einsatz kommt dagegen die klassische E-Mail, obwohl hier den Befragten zufolge desöfteren Informationen unter den Tisch fallen. Zwischen der Wichtigkeit einzelner Formate und deren tatsächlicher Nutzung herrscht also eine erhebliche Diskrepanz.

Abschließend lässt sich sagen, dass es bei der Kommunikation in Projekten – obwohl ihr hoher Nutzen allgemein anerkannt wird – durchaus noch Luft nach oben gibt. Die meisten Befragten geben an, dass Kommunikationsverantwortliche allgemein zu wenig Zeit hätten und für Kommunikation nicht ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen zur Verfügung ständen. An diesen Punkten gibt es also in vielen Unternehmen noch einiges zu verbessern, damit die Kommunikation für alle Beteiligten zum Erfolg wird.

 

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