Was ist ein Projektplan?

Zunächst einmal, ein Gantt-Chart oder Balkendiagramm ist kein Projektplan. Ja, MS Project wie auch andere Software vermitteln vielleicht vielleicht den Eindruck, dass ein solches Diagramm ein Projektplan sei, aber dem ist nicht so. Ein Projektplan ist viel mehr als nur ein Gantt-Chart.

In der letzten Version des PMBOKs taucht der Begriff “Projektplan” kaum noch auf, stattdessen wird von einem Projektmanagementplan gesprochen. Ich bin mir nicht sicher, ob hiermit der Tatsache Rechnung getragen wird, dass Gantt-Charts mit Projektplänen verwechselt werden, auch bin ich mir nicht sicher, ob die neue Begrifflichkeit Einzug in die Realität des Projektmanagements finden wird, dennoch soll hier der neue Begriff verwendet werden, Projektmanagementplan anstatt Projektplan.

Ein Projektmanagementplan ist das Ergebnis der Integration verschiedener Teilpläne, zu denen auch das Gantt-Chart gehören kann, doch in Wahrheit gehört noch viel mehr hinein:

• Projektmanagementprozesse
• Beschreibung von Werkzeugen und Methoden
• Wie Arbeiten ausgeführt werden zur Erreichung der Projektziele
• Wie werden Änderungen überwacht und gesteuert?
• Beschreibung des Konfigurationsmanagements
• Kommunikation zwischen Stakeholdern und Kommunikationsmethoden
• Terminmanagement
• Kostenmanagement
• Qualitätsmanagement
• Personalmanagement
• Risikomanagement
• und vieles mehr

Dabei geht es nicht darum, bei jedem Projekt zu zeigen, was das Repertoire eines Projektmanagers alles umfasst; selbstverständlich wird das angewendet, was auch wirklich genutzt wird, und nicht jeder Plan muss 50 Seiten haben. Aber der Plan sollte es ermöglichen, dass ein anderer Projektmanager das so dokumentierte Projekt übernehmen kann, ohne “nackt” da zu stehen.

Anders gesagt: Ein Gantt-Chart zeigt nur an, wer wann woran arbeitet. Es sagt aber zum Beispiel nicht, welche Risiken in einem existieren und welche Massnahmen ergriffen werden, um die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens zu verringern oder was getan werden soll, wenn sie Realität werden. Auch sagt uns ein Gantt-Chart nicht, wer alles einen Report erhält und welche Stakeholder überhaupt in die Kommunikationsprozesse integriert werden sollen.

Ist doch alles klar, muss man nicht aufschreiben? Es gilt einige Dinge so früh wie möglich zu klären, anstatt den Kurs eines Projektes später mit Mehrkosten zu ändern, nur weil mündliche Absprachen nicht von allen Seiten wahrgenommen oder verstanden wurden. Und wenn eine Änderung eintritt, so ist es auch gut zu wissen, wer alles mitentscheiden darf, ob diese Änderung Mehrkosten oder eine Verzögerung rechtfertigt. All das steht in einem Projektplan Projektmanagementplans, nicht aber in einem Gantt-Chart.

Projektmanagement ist mehr als das Anfertigen bunter Balkendiagramme. Es bedeutet, alle Facetten des Projektes mit den zur Verfügung stehenden Werkzeugen (und hoffentlich auch dem ausreichenden Wissen) abzudecken und das Projekt somit auf eine Schiene zu bringen, von der es nicht mehr so leicht entgleisen kann. Den Fahrplan dafür bietet der Projektmanagementplan.

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