Abnehmen / Abnahme

Abnehmen im Projektmanagement ist eine Handlung, die sowohl intern als auch in der Interaktion mit dem Kunden von großer Bedeutung ist, da es schließlich darum geht, einen wichtigen Schritt im Projekt weiter zu kommen oder sogar das Endprodukt des Projekts auszuliefern.

Eine Sache abzunehmen bedeutet zunächst Akzeptanz. Nimmt ein Kunde z.B. ein Produkt entgegen, ist dies in der Regel verbunden mit der Bestätigung, dass dieses Produkt für die vereinbarten Zwecke geeignet und vollständig und intakt ist. Nimmt ein Kunde beziehungsweise ein anderer Akteur innerhalb des eigenen Unternehmens eine Sache ab, bedeutet dies auch die Bestätigung, dass sie wahr oder begründet ist, da es sich in der unternehmensinternen Sphäre oft auch um Strategiepapiere oder sonstige Dokumente, auch Projektdokumente, handelt, die eher inhaltlich als von der äußerlichen Beschaffenheit her wirken. Eine Abnahme kann nicht nur am Ende eines Projektes geschehen, um das Endprodukt des Projekts zu übergeben; tatsächlich gibt es (beziehungsweise sollte es geben) während des Projektes bereits mehrere Abnahmen, zum Beispiel die Abnahme der Project Charter, die Abnahme des Projektplans, die Übergabe des Produkts an die Qualitätssicherung oder die Abnahme von Änderungen am Umfang während der Projektlaufzeit. Durch die formale Abnahme von Projekt-Artefakten in den Projektphasen wird sichergestellt, dass alle Stakeholder über das Projekt und seinen gegenwärtigen Status informiert sind.

Um Prozessabläufe optimal zu halten, sollten Abnahmen nicht zwischen Tür und Angel oder in hektischer Atmosphäre geschehen. Der Kunde bzw. der Empfangende sollte ausreichend Zeit und auch die technisch notwendige Infrastruktur haben, um das Empfangene gleich zum Einsatz kommen zu lassen. So können Rückfragen oft ganz einfach vor Ort erledigt werden, und die Gefahr von Kundenunzufriedenheit und überraschender Nachbearbeitung entfällt. Kauft der Kunde eine Maschine, so empfiehlt es sich, diese für die Abnahme in Aktion zu präsentieren. Wird eine Präsentation z.B. auf einem USB-Stick weitergegeben, ist ein Laptop in der Nähe oft hilfreich, um offene Fragen, Missverständnisse etc. vor Ort zu behandeln. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass alle Funktionen nicht nur getestet werden, sondern ihre Funktionsfähigkeit auch dokumentiert wird. Grundsätzlich muss die Abnahme also schriftlich erfolgen!