Terminplan im Projektmanagement

Der Terminplan ist häufig neben den Meilensteinen verknüpft mit bedeutenden Teilzielen des Projekts wie etwa die Programmierung einzelner Funktionalitäten oder der Beginn der Testphase.

Wozu brauche ich einen Terminplan im Projektmanagement?

Das Projektmanagement erstellt ihn aufbauend auf den Projektstrukturplan. In den Terminplan wird für jeden Vorgang der Anfang und das Ende, die geschätzte Zeitdauer aus der Vorgangsliste geprüft und übernommen.

Die Zeitdauer kann in Abhängigkeit des jeweiligen Projekts in Arbeitsstunden, Personentagen, Personenmonaten usw. angegeben werden. Das Projektmanagement bedenkt zudem die möglichen Randbedingungen der Projektabwicklung, wie Wartezeiten durch Verzögerungen wie Feiertage, Urlaub, Krankheit etc. Das Projektmanagement stellt zudem den Personalbedarf für jeden Vorgang im Terminplan fest. Der Terminplan wird graphisch dargestellt.

Die gängigste Form der Darstellung ist dabei das Balkendiagramm, auch Gantt-Diagramm genannt. Oft wird auch die Netzplantechnik eingesetzt. Voraussetzung für eine erfolgreiche Durchführung des Projektes sind realistische Angaben zum Terminplan, zu den Projektkosten sowie das Vorhandensein des fachlichen Know-hows. Der Terminplan weist dem Projektverlauf konkrete Kalendertermine zu.


Die drei Haupttypen von Terminplänen

Im einfachsten Fall ist ein Terminplan eine Liste der Projektaufgaben und der Zeit, die für jede einzelne Aufgabe benötigt wird. In der Regel enthält er auch die Ressourcen, die für die Durchführung der Aufgabe erforderlich sind, so dass die Ressourcenkosten der Aufgabe berechnet werden können. Er ist ein grundlegendes Planungs-, Kontroll- und Kommunikationsinstrument.

Es gibt viele Möglichkeiten, den Terminplan so darzustellen, dass er den Bedürfnissen der Zielgruppe entspricht, die ihn verwendet. Drei häufig verwendete Formate sind:

Hauptprojektzeitplan

Der Hauptprojektplan ist ein zusammenfassender Terminplan, der die wichtigsten Aufgaben und ihre geschätzte Dauer hervorhebt. Er eignet sich als Übersichtsdokument für die Geschäftsleitung oder externe Beteiligte, die keine Details benötigen.

Meilensteinplan

Er enthält die wichtigsten Meilensteine, aber nicht jede Aufgabe oder Leistung. Er eignet sich hervorragend für Statusberichte und hilft den Teams, ihren Fortschritt auf einen Blick zu erkennen.

Detaillierter Terminplan

Dies ist ein Terminplan auf operativer Ebene, der jede Projektaktivität aufzeichnet. Er ist für das Projektteam und die Projektmanager gedacht, um jedes Element des Projekts im Auge zu behalten.

Beispiele

In der Regel sollte der Projektzeitplan die folgenden Informationen enthalten:

Ziele

Definition: Eine Beschreibung der Ergebnisse, die durch die geleistete Arbeit entstehen.

Beispiel: Es wird eine App entwickelt, mit der die Nutzer ihre tägliche Nahrungsaufnahme aufzeichnen können.

Beschreibung der Aufgabe

Definition: Eine Beschreibung der Ergebnisse, die Sie erzielen wollen

Beispiel: Eine der Aufgaben ist das Schreiben einer Benutzerhilfe mit FAQs

Dauer der Aufgabe

Definition: Die gesamte Zeit, die für die Durchführung einer Aufgabe benötigt wird

Beispiel: Wir schätzen, dass eine Person für die Erstellung des Benutzerhandbuchs drei Arbeitstage benötigen wird.

Start- und Enddatum der Aufgabe

Definition: Datum, an dem die Aufgabe beginnen und enden wird

Beispiel: Wir haben die Erstellung des Benutzerhandbuchs für den Zeitraum vom 4. Mai bis zum 8. Mai geplant.

Abhängigkeiten der Aufgabe

Definition: Beziehungen zwischen Aufgaben

Beispiel: Wir können erst nach der Genehmigung des Designs mit der Erstellung der App beginnen.

Projektkalender

Definition: Definiert die Arbeits- und Nichtarbeitszeiten

Beispiel: Wochenenden werden in unserem Zeitplan nicht als Arbeitstage berücksichtigt

Arbeitspakete

Definition: Eine Gruppe von zusammenhängenden Aufgaben innerhalb eines Projekts

Beispiel: Die App muss getestet werden, bevor sie auf den Markt kommt. Testen ist ein Arbeitspaket, und die Aufgaben innerhalb des Arbeitspakets umfassen Kompatibilitätstests, Schnittstellentests, Sicherheitstests und Betatests.

Budgets

Definition: Eine detaillierte Schätzung aller während des Projekts erwarteten Kosten

Beispiel: Wir haben im Budget 85.000 Euro für den unterbeauftragten App-Designer eingeplant.

Verfügbarkeit von Ressourcen

Definition: Welche Ressourcen Sie zur Verfügung haben, wann sie verfügbar sind und welche Bedingungen für die Verfügbarkeit gelten

Beispiel: Ein Redakteur ist in der ersten Maiwoche verfügbar, um das Benutzerhandbuch fertigzustellen.

Risikoanalyse des Zeitplans

Definition: Eine Technik, um das Risikoprofil von Aufgaben mit dem Zeitplan zu verbinden

Beispiel: In Anbetracht der möglichen Abwesenheit von Mitarbeitern wird der Termin für die Fertigstellung der Aufgabe auf den 9. Mai festgelegt.


Die Vorteile einer effektiven Terminplanung

Der Terminplan leitet das Projektteam bei der Durchführung des Projekts. Er informiert das Team, das Management und andere Beteiligte über den Fortschritt. Wenn er gut gemacht ist, sorgt er für einen reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts und trägt dazu bei, dass Sie das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen. Die Daten zeigen, dass nur 30 % der Unternehmen in der Lage sind, ihre Projekte pünktlich abzuschließen, aber eine effektivere Planung hilft dabei.

Der Terminplan:

  • Trägt wesentlich zum Projekterfolg bei
  • Bietet allen Beteiligten zu Beginn des Projekts einen klaren Fahrplan
  • Steuert die Erwartungen der Stakeholder
  • Überwacht und kommuniziert den Projektfortschritt
  • Sorgt für die Akzeptanz und Verantwortlichkeit für Aufgaben und Fristen
  • Lässt das Team wissen, welche Aufgaben von anderen abhängen
  • Dient als Frühwarnsystem für potenzielle Projektprobleme
  • Reserviert Ihre Ressourcen, wenn Sie sie brauchen

Werkzeuge und Techniken für die Terminplanung

Projektmanager verwenden eine Reihe von Tools und Techniken, um ihre Projektpläne zu erstellen, zu verfolgen und zu kontrollieren. Heutzutage sind die Werkzeuge fast immer digital. Im Folgenden finden Sie eine kurze Beschreibung einiger der gängigsten Tools und Techniken:

Aufgabenliste

Die einfachste Form des Projektplans ist eine Liste von Aktivitäten mit Terminen, die zum Abschluss eines Projekts erledigt werden müssen.

GANTT-Diagramm

Die gebräuchlichste Form des Projektplans ist das GANTT-Diagramm. Dabei handelt es sich um ein horizontales Balkendiagramm, in dem die Vorgänge über die Zeit verfolgt werden. Je nach Ressourcenzuweisung und Aufgabenbeziehungen können die Balken parallel oder sequentiell verlaufen. Er kann je nach den Bedürfnissen der Zielgruppe mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad erstellt werden.

Projektstrukturplan

Eine Grafik, die die zu erbringenden Leistungen detailliert darstellt, indem sie wichtige Meilensteine innerhalb einer Hierarchie präsentiert. Er vereinfacht Projekte in kleinere, besser überschaubare Gruppen. Außerdem bietet er den notwendigen Rahmen für eine detaillierte Kostenschätzung und -kontrolle sowie eine Anleitung für die Entwicklung und Kontrolle des Zeitplans.

Analyse des Zeitplannetzes

Eine Grafik, die die Zusammenhänge und den zeitlichen Ablauf aller Projektaktivitäten in chronologischer Reihenfolge darstellt.

Methode des kritischen Pfades

Bei der Methode des kritischen Pfades werden die Zeiten aller kritischen Aktivitäten unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten addiert, um den frühesten Zeitpunkt zu bestimmen, zu dem das Projekt abgeschlossen werden kann.

PERT-Diagramme

Die Technik der Programmbewertung und -überprüfung verwendet eine andere Methode zur Zeitberechnung als die Methode des kritischen Pfades. Für jede Aktivität werden die kürzeste Zeit, die längste Zeit und die wahrscheinlichste Zeit für jede Aufgabe geschätzt. Die Zeitschätzung für jede Aufgabe ist der gewichtete Durchschnitt der drei Schätzungen.

Erste Schritte mit Ihrem Terminplan

Wenn Sie Ihr Projekt zum ersten Mal planen, stellen Sie sich diese drei Schlüsselfragen. Wenn Sie sich diese Antworten zurechtgelegt haben, wird die Erstellung eines vollständigen Terminplans viel einfacher sein.

Wie man einen Terminplan erstellt

Die Terminplanung ist ein Teil des Planungsprozesses. Einige einfache Schritte, um Ihre Projekte effektiv zu planen, sind:

  1. Bestätigen Sie die Projektaktivitäten: Stellen Sie sicher, dass sie den Projektumfang abdecken.
  2. Reihenfolge der Aktivitäten: Bestimmen Sie die Reihenfolge, in der die Aufgaben erledigt werden müssen.
  3. Abhängigkeiten bestimmen: Aufgaben identifizieren, die voneinander abhängen
  4. Dauer bestimmen: genau abschätzen, wie lange jede Aufgabe dauern wird
  5. Festlegung von Meilensteinen: Festlegung der wichtigsten Termine, die eingehalten werden müssen
  6. Zuteilung von Ressourcen: interne Mitarbeiter, Auftragnehmer, Werkzeuge und Arbeitsbereiche
  7. Bewertung von Risiken: und Entscheidung, wie diese in Ihrem Zeitplan behandelt werden sollen
  8. Definition des Basiszeitplans: Legen Sie unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten, der Reihenfolge, der Ressourcen, der Fristen und der Risiken alle Aufgaben auf einer Zeitachse fest.
  9. Überwachung und Kontrolle: Entscheiden Sie, wie Sie Änderungen am Zeitplan überwachen, kontrollieren und darüber berichten wollen.

Terminplanungssoftware

Eine spezielle Terminplanungssoftware ist nicht für jedes Projekt erforderlich, aber die Software verfügt über wichtige Funktionen, die bei großen und komplexen Projekten zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führen.

Eine Terminplanungssoftware kann Projektmanagern Folgendes ermöglichen

  • den Fortschritt von Aufgaben, Ressourcen und Kosten in Echtzeit zu überwachen
  • den Zeitplan mit intuitiven Drag-and-Drop-Schnittstellen bearbeiten
  • ihrem Team auf einfache Weise Arbeit zuzuweisen, abhängige Aufgaben zu verknüpfen, Dashboards zu erstellen und Ressourcen zuzuweisen
  • effektive Zusammenarbeit mit entfernten Ressourcen und Erstellung personalisierter Aufgabenlisten
  • Synchronisierung von Kalendern, um die Verfügbarkeit von Ressourcen automatisch zu berücksichtigen
  • Effiziente Kommunikation mit allen Beteiligten. Verschiedene Interessengruppen benötigen unterschiedliche Detailstufen, und die Software kann entsprechend angepasste Berichte erstellen.