Projektmanagement-Software gibt es quasi wie Sand am Meer. Wenn man auf der Suche nach einer (neuen) PM-Software ist, kann man da schnell den Überblick verlieren. Ein Grund ist, dass man unter der Kategorie „Projektmanagement-Software“ häufig Lösungen findet, die im engeren Sinne gar nicht in diese Kategorie gehören.
Wir haben eine Liste mit Projektmanagement-Softwarelösungen zusammengestellt, die sich wirklich auf das Projektmanagement konzentrieren und gesamtheitliche Projektmanagement-Funktionen anbieten, wie z.B. Gantt-Planung, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Budgets, Dashboards und Berichte…
Was muss man bei der Auswahl von Projektmanagement-Software beachten?
Es gibt nicht die perfekte Software. Bei der Auswahl des passenden Projektmanagement-Tools für Ihr Unternehmen sollten Sie folgende Fragen klären:
Welche Probleme oder Schmerzpunkte möchten wir mit der Software lösen bzw. lindern? Schmerzpunkte könnten z.B. sein „ineffiziente Prozesse“ oder „schlechte Performance“.
Was möchten wir mit der Software erreichen? Ein Ziel könnte z.B. die Steigerung von Effizienz, Effektivität und Produktivität sein.
Welche Funktionen muss das Tool haben und welche Funktionen sind „nice-to-have? Möchten Sie Projekteagil planen, ist ein Kanban-Board von Vorteil. Möchten Sie Projekte nach der traditionellen Wasserfallmethode planen, ist ein Gantt-Chart ein Muss. Weitere Funktionen, die Sie vielleicht benötigen: Scrum, Multi-Projektmanagement, Budgets, Dashboards, Berichte, Dokumentenverwaltung, Zeiterfassung, Integrationen zu anderen Systemen wie SAP etc.
In diesem Beitrag haben wir für Sie die besten Projektmanagement-Software Anbieter aus aller Welt zusammengetragen (Reihenfolge ist zufällig):
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Ziel von InLoox 10 ist es, dass die Anwender angesichts eines dynamischeren, komplexer werdenden Arbeitsumfeldes eine flexible, mobile und stärker integrierte Lösung nutzen können, um ihre Produkte oder Dienstleistungen schneller auf den Markt zu bringen.
Als wichtigste Neuheiten von InLoox gelten die Offline-Verfügbarkeit, das verbesserte Dokumentenmanagement sowie eine tiefere Integration in die Microsoft-Welt.
Ein Vorteil besteht darin, dass sich nun auch von unterwegs Aufgaben, Projektdaten und Statusübersichten zuverlässig abrufen und bearbeiten lassen, weil sich erstmals beide Produkte, InLoox now! und InLoox PM, auch offline einsetzen lassen. Somit sind die Anwender flexibler, weil sie nun an Orten ohne Internetverbindung oder Datenbankanbindung produktiv arbeiten können.
Zu den weiteren neuen Funktionen zählen die Anbindung an SharePoint Online und OneDrive for Business. Durch diese Integration ist das Dokumentenmanagement komfortabler, da sich die Dokumentenstruktur in InLoox abbilden lässt und sich Dokumente nun direkt in der InLoox Web App bearbeiten lassen. Etliche Funktionen für mehr Bedienkomfort und eine effektive Zusammenarbeit runden die Palette an Neuerungen bei InLoox 10 ab.
„Mit InLoox 10 haben wir die aktuellen Wünsche unserer Kunden in einer Lösung zusammengebracht, um deren Mitarbeiter in einer zunehmend digitalisierten Welt einfacher, schneller und komfortabler arbeiten zu lassen“, sagt InLoox Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel. „Dazu gehört einerseits, von jedem beliebigen Ort aus flexibel und zugleich vernetzt zusammenarbeiten zu können. Andererseits ist für die Anwender wichtig, dies auf Basis einer Plattform wie Microsoft und mit einer einzigen Lösung zu erledigen, die tief in die Plattform integriert sowie zugleich eng mit anderen Microsoft-Anwendungen vernetzt ist.“
Stets von jedem Ort aus auf Projektdaten zugreifen
Mit der neuen Offline-Verfügbarkeit können Anwender unabhängig von der Qualität der Internetverbindung in ihren Projekten arbeiten. Sobald InLoox wieder eine Verbindung zur betreffenden InLoox PM-Datenbank beziehungsweise zur InLoox now!-Cloud hergestellt hat, werden die Daten aktualisiert. Bei der automatischen Synchronisierung der Daten wird die jeweils letzte Änderung als aktueller Datensatz gespeichert.
Ein-Kick-Leiste – E-Mails in Projekte verbuchen
Über die Schnellverbuchungs-Funktion können Anwender ihre Outlook-E-Mails nun sofort in ihren Projekten als Aufgabe oder Dokument ablegen oder eine E-Mail als Projekt anlegen. Da sich so der Posteingang schneller durcharbeiten lässt, kommt man dem Ziel eines aufgeräumten Posteingangs einen Schritt näher.
Darüber hinaus können sich Nutzer eines Office 365-Kontos mit derselben Authentifizierung bei InLoox anmelden. Dies spart den Anwendern Zeit und ermöglicht ihnen, InLoox sowie ihre anderen Microsoft-Programme kombiniert und vernetzt zu nutzen.
SharePoint- und OneDrive-Anbindung
Aufgrund der Anbindung von InLoox anSharePoint 2016, SharePoint Online und OneDrive for Business können die Anwender mit ihrer gewohnten Dokumentenstruktur nun direkt in InLoox arbeiten. Sobald Dokumente oder Ordner aktualisiert werden, synchronisiert InLoox die Anwendungen. Damit sind Projektdokumente stets in der aktuellen Version verfügbar.
Dokumente direkt in InLoox Web App bearbeiten
Dokumente lassen sich ab sofort direkt in InLoox Web App bearbeiten, ohne zuvor heruntergeladen, bearbeitet und später wieder hochgeladen werden zu müssen. Mit InLoox Web App können die Anwender, etwa Projektleiter, das Dokument einfach online im Browser öffnen, es bearbeiten und speichern. Anschließend kann das gesamte Team mit dem aktualisierten Dokument weiter arbeiten. Zudem sparen sich alle Projektmitarbeiter die aufwendige Suche nach der richtigen Version.
Als weitere verbesserte Funktionen im Dokumentenmanagement lassen sich nun Dokumente mit Budgets und Budgetpositionen verknüpfen, um Prozesse wie etwa die Buchhaltung zu beschleunigen. Außerdem können nun Internetlinks im Dokumentenbereich eines bestimmten Projektes hinterlegt werden, die in InLoox als navigierbare Vorschau angezeigt werden.
Schließlich ist InLoox 10 mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, um die Anwenderfreundlichkeit und Produktivität weiter zu steigern. Dazu zählen unter anderem zusätzliche Filteroptionen in Tabellenansichten, die das Erstellen von individuellen Ansichten erleichtern. Per Mehrfachauswahl können nun mehrere Aufgaben gleichzeitig einer Projektplanung hinzugefügt werden. Über eine neue Suche-Funktion im Dialogfenster lassen sich schnell der richtige Kunde für die Projektzuordnung oder das korrekte Dokument für eine Aufgabe finden. Im Kanban-Board des Projektes lässt sich nun sofort erkennen, wie hoch der geschätzte Aufwand der Aufgaben einer Spalte ist. Ferner können die Anwender eigene Felder erstellen, indem sie eine Regel in den Optionen festlegen.
Flexible Zusammenarbeit unterwegs mit der InLoox Mobile App
InLoox hat seine Mobile App für iOS und Android auf den in einer neu entwickelten Version auf den Markt gebracht. Die InLoox Mobile App richtet sich an Mitarbeiter in Unternehmen, die Aufgaben von unterwegs mit dem jeweils verfügbaren Gerät in ihrer InLoox-Lösung umfassend erledigen wollen.
„In der heutigen digitalisierten Arbeitswelt bedeutet Flexibilität für Unternehmen nicht nur, zwischen den Projektmanagement-Methoden agil oder klassisch und zwischen Datenhosting On-Premise oder in der Cloud wählen zu können, sondern sie bezieht sich auch auf die Auswahl der Geräte“, sagt InLoox-Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel. „Mit der InLoox Mobile App können Projektmitarbeiter von ihrem Smartphone aus auf die Projektdatenbank ihres Teams zugreifen und haben dadurch stets und überall die Projektdaten in Echtzeit zur Hand.“
Die Mobile App zeichnet sich dadurch aus, dass Anwender damit stets und überall arbeiten können – egal ob sie online oder offline sind. Sobald die Mobile App wieder mit dem InLoox PM Server oder der InLoox now! Cloud verbunden ist, werden die Daten synchronisiert.
Effektive und effiziente Zusammenarbeit
Geeignet ist die InLoox Mobile App vor allem für Personen, die viel unterwegs sind und sich dadurch nicht regelmäßig persönlich mit ihren Kollegen austauschen können. Die Aktualisierung von Aufgaben, Rückmeldung zu Dokumenten oder das Erfassen und Verbuchen von Arbeitszeit lässt sich von unterwegs erledigen. Dabei werden die Daten automatisch für die Projektmitarbeiter im Büro und die anderen mobilen Kollegen aktualisiert. So müssen Projektinformationen nicht nachträglich dokumentiert zu werden.
Mit der InLoox Mobile App haben die Anwender einen vollen Zugriff auf ihre Projekte und Aufgaben. Sie können Dokumente hochladen und Aufgaben zuordnen, sowie ihre Arbeitszeiten erfassen und für Projektaufgaben verbuchen. Die projektübergreifende Aufgabenübersicht gliedert sich in drei Rubriken. Während in „Meine Aufgaben heute“ die eigenen, heute fälligen Aufgaben des jeweiligen Anwenders aufgeführt sind, so finden sich in „Meine Aufgaben“ die Aufgaben aus allen Projekten und in „Alle Aufgaben“ sämtliche Aufgaben der Teammitgliedern aus den Projekten, in denen der Nutzer eine Rolle innehat.
Direkter Informationsaustausch
In der Mobile App lassen sich Aufgaben einfach und schnell anlegen, Projekten zuordnen oder anderen Teammitgliedern zuweisen. Wenn Aufgaben als erledigt gekennzeichnet werden, wird dem Team der Arbeitsfortschritt mitgeteilt. Darüber hinaus lassen sich Notizen zu Aufgaben erstellen. Dadurch kann man von unterwegs schnell mit dem Team kontextbezogen kommunizieren, ohne umständlich in E-Mails einen Projekt- und Aufgabenbezug herstellen zu müssen.
Die Projektliste kann nach Favoriten gefiltert werden, und die Nutzer können auch neue Projekte anlegen. In den Projekten lassen sich neue Teammitglieder hinzufügen. Ein Burndown-Chart visualisiert die bereits geleistete Arbeit im Projekt. Ein Kreis-Diagramm zeigt die Anzahl der Aufgaben die offen, in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind an und ein zweites Kreis-Diagramm zeigt den Arbeitsaufwand der offenen, in Bearbeitung stehenden und abgeschlossenen Aufgaben an.
Innerhalb eines Projekts können die Anwender ihre Aufgaben bearbeiten und neue Projektaufgaben erstellen. Dokumente lassen sich im Projekt direkt vom Smartphone aus hochladen. Die Nutzer können Dokumente zum Beispiel aus der iCloud in der InLoox Mobile App ablegen. Außerdem können sie der App erlauben, auf die Kamera zuzugreifen, und so Fotos hochladen und mit Aufgaben verknüpfen. Ferner ist der von InLoox für Outlook gewohnte Weg möglich, E-Mail-Anhänge wie etwa PDFs in Projekten abzulegen. Für die Dokumentation der Arbeitsaufwände kann im Projekt die genaue Arbeitszeit erfasst und einer Aufgabe zugeordnet werden.
Für jedes Einsatzszenario gerüstet
„Der Erfolg im Arbeitsalltag basiert darauf, zuverlässig und von jedem Arbeitsort aus auf wichtige Projektdaten zugreifen zu können, und dies auch von jedem Endgerät aus tun zu können. Zusammen mit InLoox für Outlook und InLoox Web App bieten wir nun mit der InLoox Mobile App das volle Produktspektrum, mit dem unsere Kunden einfach und bequem von allen Arbeitsgeräten in Echt-Zeit ihre Projekte im Griff haben“, sagt Tremel.
Verfügbarkeit und Preis
Die InLoox Mobile App ist kostenfrei und wurde für iOS ab Version 9 und Android ab Version 4.4 (Kitkat) entwickelt. Die InLoox Mobile App ist in den InLoox now! Professional und Enterprise-Editionen integriert. InLoox PM Nutzer können mit dem Universal User die InLoox Mobile App nutzen Hierfür wird der InLoox PM Enterprise Server benötigt, InLoox PM Nutzer mit Workgroup-Server können auf den Enterprise Server upgraden.
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Im Rugby ist ein „Scrum“ eine Gruppe von Spielern, die eng zusammenspielen, um die Kontrolle über den Ball zu erlangen. Die Projektmanagement-Methode „Scrum“ bezieht sich auf den Sport, um zu betonen wie wichtig Zusammenarbeit ist, wenn man ein Ziel effektiv erreichen möchte.
Was ist Agile?
Der Fokus vom agilen Projektmanagement liegt auf Flexibilität und der schnellen Anpassung – also das komplette Gegenteil zum traditionellen Projektmanagement, wo jeder Schritt von Anfang an genau in einer Wasserfall-Planung definiert wird. Bei der agilen Projektplanung wird stattdessen iterativ, d.h. Schritt für Schritt, vorgegangen. Ein gutes Praxisbeispiel für agiles Projektmanagement findet man auch in einer anderen Mannschaftssportart: Fußball. Der Fußball-Trainer ist eigentlich ein agiler Projektmanager, denn je nach Situation, muss er schnell handeln und Spieler austauschen oder auch die Spieltaktik ändern. Während jeder Pause halten Spieler und Trainer „Sprint Meetings“ ab. Jedes Spiel hat außerdem genau ein Ziel: der Sieg – wie man den erreicht, ist erst einmal zweitrangig. Weitere anschauliche Praxisbeispiele finden Sie im sehr ausführlichen Blogbeitrag zum agilen Projektmanagement von Capterra.
Was ist Scrum?
Die Scrum-Methode ist eine agile Projektmanagement-Methode und wurde entwickelt, damit Porduktteams effektiver zusammenarbeiten können. Das Hauptmerkmal von Scrum ist, dass es ein einfaches Framework ist, das Teams hilft bei komplexen Projekten besser zusammenzuarbeiten. Der Schwerpunkt der Methode liegt auf Zusammenarbeit, Selbstmanagement und -organisation, Flexibilität und Anpassung. Scrum nutzt die Idee der empirischen Prozesskontrolle, d.h. der tatsächlichen Fortschritt wird beobachtet und es wird nicht nur eine Prognose gemacht, um ein Projekt zu planen und zu terminieren. Die Zeitpläne werden in kurze Events, auch „Sprints“ genannt, aufgeteilt, und nach Abschluss eines Sprints werden die abgeschlossenen Aufgaben und Aktivitäten bewertet und das Scrum-Team kann notwendige Änderungen an den Projektzielen vornehmen. Dies hilft, Risiken zu kontrollieren und ihre Berechenbarkeit zu optimieren.
Die Scrum-Methode ist bei Managern und Entwicklern beliebt, weil es ein einfaches Regelwerk hat, welches die Rollen und Verantwortlichkeiten des Scrum-Teams definiert. Es ist sehr effektiv, denn anstatt den Teammitgliedern spezifische Aufgaben zu geben, erhalten sie eine Reihe von Zielen, so dass sie selbst entscheiden und ihre eigene Taktik entwickeln können, wie sie die Ziele am effektivsten erreichen können. Die ständige Fortschrittskontrolle in kurzen Zeitabständen ermöglicht eine schnelle Reaktion auf notwendige Veränderungen und hilft dem Team zu sehen, was es in dieser Zeit bereits erreicht hat.
Die Scrum-Methode wurde für Teams zur Bewältigung komplexer Produktentwicklungsaufgaben entwickelt und bietet ihnen ein einfaches Regelwerk zur Bewältigung der Komplexität des Prozesses: die drei Scrum-Rollen und die Scrum-Events (Sprints).
Scrum-Rollen
Product Owner
Product Owner wissen genau, was die Anforderungen und notwendigen Schritte des Entwicklungsprozesses sind (Product Backlog), sie entscheiden, was zu tun ist und stellen dem Entwicklungsteam die Ziele zur Verfügung. Sie sind auch dafür verantwortlich, den Wert des Produkts und den Wert der Arbeit des Teams zu maximieren. Der Product Owner hat die ausschließliche Entscheidungskompetenz, d.h. Änderungen müssen von ihm oder ihr genehmigt werden.
Scrum-Master
Scrum-Master übernehmen nicht die Rolle des „Projektmanagers“, denn im Scrum ist die Idee des Selbstmanagements wichtig. Scrum Master sorgen dafür, dass der gesamte Prozess reibungslos verläuft und helfen, ihn und die Produktivität des Teams zu optimieren und zu verbessern. Dabei ist es ihre Aufgabe alle Hindernisse zu beseitigen, die das Erreichen der spezifischen Sprintziele und des Gesamtziels gefährden könnten.
Team
Ein Team besteht idealerweise aus 3 bis 9 Mitarbeitern mit funktionsübergreifenden Fähigkeiten. Dieser Leitfaden ist wichtig, da weniger als 3 Mitglieder bedeuten, dass es möglicherweise nicht genügend Interaktion gibt und die Mitglieder nicht alle notwendigen Fähigkeiten haben, um den Sprint zu beenden. Zu viele Mitglieder würden zu viel Koordination benötigen, was die Komplexität des Prozesses erhöhen würde. Die Aufgabe des Entwicklungsteams ist es, das Produkt zu bauen und durch Selbstmanagement die Arbeit zu organisieren und abzuschließen und die Ziele der Sprints im vorgegebenen Zeitrahmen zu erreichen.
Scrum-Aktivitäten : Der Sprint
Ein Sprint ist eine Veranstaltung oder ein Projekt mit einer Dauer von nicht mehr als 1 Monat (typischerweise 1 oder 2 Wochen). Der Zeitrahmen ist so spezifisch, um die Komplexität und Risiken gering zu halten. Außerdem ist die Dauer eines begonnenen Sprints festgelegt und kann nicht mehr geändert werden. Am Ende eines jeden Sprints muss ein fertiges Produkt präsentiert werden, d.h. dass man diesen Produktentwurf veröffentlichen könnte. Dies erhöht die Vorhersagbarkeit des Projekts, da nach jedem Sprint der Fortschritt in einem Teammeeting mit dem Product Owner bewertet wird, der dann die nächsten Schritte entsprechend planen und anpassen kann. Ein Sprint besteht aus den folgenden Schritten, die den Produktentstehungsprozess strukturieren:
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