Lieferantenanfragen

Diese Anfragen fallen in den Bereich des Beschaffungsmanagements in Projekten. Im Prozess des Planens des Vertragswesens werden die Dokumente für die Lieferantenanfragen und die Lieferantenauswahl vorbereitet. Dies dient im Projektmanagement dazu, Informationen, Kostenvoranschläge, Angebote und Empfehlungen zu erhalten. Mit Lieferantenanfragen werden Antworten von potenziellen Verkäufern eingeholt, z. B. wie die Projektanforderungen erfüllt werden können. Den potenziellen Verkäufern entsteht der größte Teil des tatsächlichen Aufwands in diesem Prozess, normalerweise ohne direkte Kosten für das Projekt oder den Käufer.

Das Projektmanagement kann Bieterkonferenzen (auch Lieferantentreffen, Verkäufertreffen und Vorkonferenzen genannt) arrangieren. Sie werden veranstaltet, um sicherzustellen, dass alle potenziellen Verkäufer ein klares und einheitliches Verständnis von der Beschaffung haben (fachliche Anforderungen, vertragliche Anforderungen etc.). Die Antworten auf Fragen können in Form von Ergänzungen in die Dokumente für die Beschaffung eingearbeitet werden. Alle potenziellen Verkäufer werden während dieses ersten Treffens zwischen Käufer und Verkäufer auf den gleichen Kenntnisstand gebracht, um das bestmögliche Angebot zu erstellen.

Oft reagiert das Projektmanagement auch einfach auf öffentliche Ausschreibungen in Tageszeitungen oder speziellen Veröffentlichungen, z. B. Fachzeitschriften. Neben nationalen, staatlichen Stellen verlangt auch die EU öffentliche Ausschreibungen für anstehende staatliche Verträge.