Project Charter / Projektauftrag
Die Project Charter, im Deutschen „Projektauftrag“ genannt, halte ich persönlich für eines der wichtigsten Werkzeuge im Projektmanagement. Nicht umsonst gibt es das Sprichwort der Projektmanager „Sag mir, wie Dein Projekt anfängt, und ich sage Dir, wie es auffhört.“
Project Charter Erklärung
Die Project Charter steht ganz am Anfang des Projektes. In der PMI-Welt wird sie von einem Manager erstellt, der höher in der Hierarchie steht als der Projektmanager oder das Team. In der Realität habe ich es noch nie erlebt, dass sie von einer Person außerhalb des Teams erschaffen wurde; dies kann sich in Zukunft natürlich ändern, wenn höhere Firmenebenen auch für das Projektmanagement evangelisiert wurden. In der Regel wird sie von dem Initiator eines Projektes erstellt, oder vom Projektmanager selbst, denn auch wenn es für alle Stakeholder wichtig, so ist es für den Projektmanager eigentlich unmöglich, ein Projekt ohne eine Project Charter zu erstellen. Egal wer sie erstellt, das obere Management sollte darüber informiert sein, was in der Project Charter steht, wenn möglich die Project Charter sogar unterzeichnen, wenn es denn so förmlich abläuft in einer Firma. Ich habe schon viele Projektmanager gehört, die sagen, dass sie nichts machen ohne eine Unterschrift; das funktioniert aber nicht in jedem Unternehmen.
Was beinhaltet die Project Charter?
Die Project Charter sollte so breit gefasst sein, dass sie während des Projektes nicht mehr geändert werden muss. Die folgenden Punkte kann/sollte sie enthalten:
- Wer ist der Projektmanager und welche Entscheidungsbefugnis hat er?
- Was sind die Ziele des Projektes? Woran wird gemessen, ob das Projekt erfolgreich ist?
- Warum wird das Projekt durchgeführt?
- Beschreibung des Produkts und der Deliverables (im Deutschen auch „Liefergegenstand“ genannt)
Zusätzlich halte ich die folgenden Punkte für sinnvoll:
- Stakeholder
- Annahmen (z.B. „Wir gehen davon aus, dass die Qualitätssicherung jederzeit Module von uns testen kann, egal ob das Gesamtprodukt noch nicht fertig ist.“)
- Einschränkungen (z.B. „Das Endprodukt muss bis zum Ende des Quartals fertig werden.“)
- Eine erste Version der WBS
- Eine erste Risikoanalyse
- Budget
- Team mit allen Kontaktadressen
- Kommunikationswege
Vorteile der Project Charter
Die Project Charter gibt dem Projektmanager formal die Autorität, Ressourcen für ein Projekt zu nutzen. Außerdem entsteht das Projekt dadurch offiziell; anders als viele andere Projekte entsteht es nicht irgendwo, weil irgendjemand der Meinung ist, dass es mal gemacht werden müsste, und dann müssen andere Stakeholder mit dem Ergebnis leben. Auch regelt eine Project Charter gleich am Anfang für alle Beteiligten, was sie von dem Projekt erwarten können und was nicht.
Bei der Project Charter trennt sich gleich zu Beginn eines Projekts die Spreu vom Weizen: Wahrscheinlich rappelt es gleich zu Beginn ein wenig, wenn die verschiedenen Stakeholder ihre Bedürfnisse schwarz auf weiß synchronisieren müssen; dies ist aber nichts gegen die Probleme, die man erst später bekommt, wenn dieser Abgleich zwischen den Stakeholdern mitten im Projekt durchgeführt wird.
Wie erstellt man einen Projektauftrag?
Nun wollen wir lernen, wie man eine Projektcharta erstellt. Unabhängig davon, welche Elemente Sie in die obige Liste aufnehmen oder ausschließen, sollten Sie beim Verfassen der Charta einige allgemeine Tipps beachten.
Machen Sie sich mit der Arbeitsweise Ihrer Organisation vertraut
Machen Sie das Beste aus allen vorhandenen organisatorischen Prozessen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Gibt es Beispiele für frühere Projektchartas, auf die Sie zurückgreifen können? Verfügt Ihre Abteilung über eine Vorlage für die Projektcharta?
Beispiele und Vorlagen können Ihnen dabei helfen, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Dinge gehandhabt werden – und was für Ihre Organisation wichtig ist -, so dass Sie sich daran orientieren und mit dem richtigen Fuß aufsetzen können.
Schreiben Sie sie in einfacher, leicht verständlicher Sprache
Wenn Sie Ihre Projektcharta verfassen und die Bedeutung Ihres Projekts darlegen, kann es verlockend sein, ausgefallene Wörter und komplizierte Terminologie zu verwenden, um die Dinge eindrucksvoller erscheinen zu lassen. Doch je einfacher die Sprache, desto besser – vor allem, wenn es um Ihre Projektcharta geht.
Streichen Sie die Floskeln. Streichen Sie die wilden Behauptungen, die nicht wirklich etwas bedeuten oder auf Ihr Projekt zutreffen. („Dieses Projekt wird die Synergien erhöhen und es uns ermöglichen, sie optimal zu nutzen“… Entschuldigung, was?) Sagen Sie es, wie es ist, ohne Jargon, so dass jeder Ihre Projektcharta lesen kann, das Ziel des Projekts versteht und weiß, warum es wichtig ist. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass Mehrdeutigkeiten beseitigt werden und kein Raum für Interpretationen bleibt, was besonders im Projektmanagement wichtig ist, wo eine gute, klare Kommunikation von größter Bedeutung ist.
Und wenn Sie das nicht können? Arbeiten Sie weiter und reduzieren Sie die Dinge, bis Sie es können. Das ist schwieriger, als es scheint, aber es zwingt Sie dazu, das, was Sie eigentlich tun wollen, auf seine reinste – und stärkste – Essenz zu reduzieren.
Halten Sie Ihren Projektplan in der Nähe und Ihre Projektcharta in der Nähe
Okay, vielleicht nicht näher. Aber damit Ihre Projektcharta wirklich funktioniert, kann sie nicht einfach in einer metaphorischen Schublade verstaut werden. Sie müssen sie an einem zentralen Ort aufbewahren, wo Sie, Ihre Projektsponsoren und Ihr Projektteam sie bei Bedarf einsehen können.
An dieser Stelle kommt ein Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit mit Inhalten wie Teamwork Spaces ins Spiel. Er ermöglicht es Ihnen, Ihre wichtigen Dokumente – wie z. B. Ihre Projektcharta – in einem gemeinsamen, zentralen Arbeitsbereich aufzubewahren, so dass jeder weiß, wo er die benötigten Informationen findet.
Sie können auch Funktionen und Formatierungen wie Infopanels, Bildergalerien und Status-Chips verwenden, um Ihre Dokumentation ansprechender zu gestalten, und die wichtigsten Dokumente als Pflichtlektüre markieren, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Stakeholder keine wichtige Aktualisierung verpassen.
Eine gute Projektcharta kann den Rahmen für Ihr gesamtes Projekt vorgeben, also nehmen Sie sich die Zeit, sie richtig zu erstellen.
Bitte beachten Sie auch, dass wir eine kostenlose Vorlage für eine Project Charter anbieten.