Pufferzeit

Man spricht von der Pufferzeit, wenn es sich um eine Zeitspanne handelt, um die die Abwicklung eines Vorgangs innerhalb der Abwicklung eines Projektes verändert werden kann, ohne dass dies sich auf die ursprüngliche Dauer des Vorgangs oder gar des Projektes auswirkt.

Pufferzeit

Freier Puffer im Netzplan

Ein freier Puffer ist der Zeitraum, um den ein Vorgang im Netzplan verschoben werden kann, ohne dass ein anderer Vorgang ebenfalls verschoben wird. Ein Gesamtpuffer ist ein Zeitraum, um den ein Arbeitspaket im Netzplan verschoben werden darf, ohne dass das Projektende verschoben werden muss.

Puffer im Projektmanagement sind vorgesehen, damit Abweichungen in der Abwicklung nicht zum Zusammenbruch Projektsteuerung führen. Pufferzeiten werden vom Projektmanagement zwischen den einzelnen Vorgängen eingebaut. Die Notwendigkeit von Pufferzeiten ergibt sich auch aus dem hohen Aufwand, der für die Netzplantechnik erforderlich war.

Ein Vorteil der Netzplantechnik, die Pufferzeit mit einschließt ist es, dass die Einsatzmittel langfristig geplant werden können. Nachteil, dass das Projekt kaum zu beschleunigen ist. Um dem entgegenzuwirken gibt es die Methode der kritischen Kette.

Dort werden alle Vorgänge mit ihrer optimalen Dauer aneinander gereiht und die individuellen Pufferzeiten zu einer gemeinsamen Pufferzeit an das Ende des Projektes gestellt. Dies erfordert im Projektmanagement Dynamik und Flexibilität. Auf Pufferzeiten ist kaum zu verzichten, wenn nur bestimmte Zeitfenster verfügbar sind.

Freier Puffer: berechnen oder schätzen?

Zunächst einmal werden Ihre um den Puffer bereinigten Fristen nie den Idealfall darstellen. Jeder Projektleiter möchte das Doppelte an Zeit für sein Projekt haben. Aber das wird nicht passieren. Der Projektpuffer ist also das „Beste, was man bekommen kann“, da die Zeit begrenzt ist.

Es gibt keine Formel, die den idealen Puffer ausspuckt. Deshalb gebe ich Ihnen ein paar Fragen mit auf den Weg, die Ihnen bei Ihrer Planung helfen werden:

„Wie viel Zeit brauchen wir, um die Dinge zu ändern?“

Nehmen wir ein Beispiel: Eines Ihrer Teammitglieder erstellt technische Zeichnungen, die bis zum 30. Juni eingereicht werden müssen. Wenn sein Computer kurz vor der Ziellinie abstürzt, wie viele Tage würden Sie und Ihr Team brauchen, um einen neuen Computer einzurichten, die Entwürfe zu laden und die Brückenzeichnungen fertigzustellen? 2 Tage? Vier Tage? Oder gar eine Woche?

„Wie schwerwiegend wären die Auswirkungen einer Nichteinhaltung der Frist?“

Wenn der Termin noch weiter verschoben werden kann und es niemanden wirklich schadet, können Sie einen kleineren Puffer einkalkulieren. Wenn jedoch im Falle einer Verzögerung größere negative Folgen zu erwarten sind (finanzielle Auswirkungen, Gefährdung des Projekts), sollten Sie einen größeren Puffer einplanen.

„Wie sehr kann ich dieser Person vertrauen, dass sie den Termin einhält und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert?“

Manche Menschen sind zuverlässiger, wenn es um die Einhaltung von Fristen geht, als andere. Legen Sie den Puffer entsprechend dem Grad des Vertrauens fest, das Sie zu der Person haben, die die Arbeit erledigt.

Wie viel Puffer erforderlich ist, ist auch eine Frage der Erfahrung. Je mehr Projekte Sie geleitet haben, desto mehr schärfen Sie Ihren 6. Sinn, der darin besteht, Risiken zu erkennen und zu mindern. Sie werden auf natürliche Weise solide Fristen festlegen, die das mit einer Aufgabe verbundene Risiko widerspiegeln.