Projektcontrolling – Steuerung im Projektmanagement [+Checkliste]

Projektcontrolling ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Ziel des Projektcontrollings ist es, Aufgaben so zu organisieren und zu überwachen, dass sie fristgerecht, im Rahmen des Budgets und unter Einhaltung der Qualitätsstandards abgeschlossen werden.

Die Steuerung von Projekten ist schwierig. Projektmanagement ist ein dynamisches Umfeld mit unvorhergesehenen Problemen und Risiken.

Mit der richtigen Projektcontrolling-Software können Sie jedoch Ihr Projektcontrolling besser an die Anforderungen der Beteiligten anpassen. Weitere Infos zur Projektcontrolling-Software InLoox…

Projektcontrolling im Projektmanagement

Viele Projektexperten denken, dass Projektmanagement und Projektcontrolling dasselbe sind. Das ist nicht der Fall.

Projektmanagement ist das Management einer Kombination von Einzelprozessen, von denen sich viele auf die Teildisziplin Projektcontrolling beziehen.

Projektcontrolling hingegen ist die Anwendung von Prozessen zur Messung der Leistung im Vergleich zum Plan. Dies ermöglicht es, Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren, damit die Projektziele erreicht werden.

Das Projektmanagement hilft bei der Verwaltung der verschiedenen Prozesse, während die Projektcontrolling sicherstellt, dass sie wie geplant durchgeführt werden.

Inhalte

Das Projektcontrolling konzentriert sich auf Folgendes:

• Projektbudget
• Projektzeitplan
• Projektqualität

Projektcontrolling bedeutet, den Fortschritt der Arbeit zu verwalten und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erfolgt und den Projektanforderungen entspricht. Dazu gehören auch Korrekturmaßnahmen.

Das Controlling hilft, Abweichungen vom Plan zu erkennen. Unternehmen müssen verstehen, wie ihre Projekte in der heutigen Geschäftswelt gesteuert werden.

Merkmale des Projektcontrollings

Es ist zukunftsorientiert

Controlling hilft Unternehmen bei der Planung und Verwaltung ihrer Projekte. Es ermöglicht einer Organisation, Risikobereiche zu identifizieren und Chancen zu erkennen.

Es existiert auf allen Ebenen

Das Controlling erstreckt sich von der obersten Führungsebene bis zur operativen Ebene. Dadurch wird sichergestellt, dass die Pläne mit den Abläufen in Einklang gebracht und die Ressourcen effizient genutzt werden.

Die oberste Führungsebene könnte beispielsweise strategische Ziele festlegen, die nach unten weitergegeben werden müssen, und das Controlling auf operativer Ebene würde sicherstellen, dass diese Ziele erreicht werden.

Es ist ein kontinuierlicher Prozess

Das Controlling ist kein einmaliges Ereignis; die Projektmanager überwachen kontinuierlich ihre Fortschritte und vergleichen sie mit den geplanten Fortschritten.

Auf diese Weise können Organisationen bei der Verwaltung von Ressourcen proaktiv und nicht reaktiv vorgehen.

Es ist ein präventiver Mechanismus

Controlling hilft Organisationen, potenzielle Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie eskalieren. So können Unternehmen Korrekturmaßnahmen ergreifen, bevor es zu spät ist.

Es liefert Feedback

Durch Feedback erhalten Organisationen Informationen über die Wirksamkeit ihrer Strategien und darüber, wie sie sich weiter verbessern können.

Der Controlling-Mechanismus liefert einer Organisation wertvolles Feedback.

Es ist flexibel

Das Controlling kann an die Erfordernisse des Projekts angepasst werden, z. B. an veränderte Marktbedingungen oder neue staatliche Vorschriften.

Dies ermöglicht es Organisationen, ihre Controllingprozesse bei Bedarf anzupassen.

Vorteile des Projektcontrollings

Effektive Nutzung von Ressourcen

Projektcontrolling hilft Unternehmen, ihre Ressourcen effektiv zu nutzen, indem es den Arbeitsfortschritt verfolgt und sicherstellt, dass die Aufgaben rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Rechtzeitige Entscheidungen

Das Controlling hilft den Projektmanagern, fundierte und rechtzeitige Entscheidungen zu treffen.

Es informiert regelmäßig über den Fortschritt und hilft den Projektmanagern bei der Entscheidung, ob eine Aufgabe fortgesetzt oder Ressourcen neu zugewiesen werden sollen. Dies gewährleistet eine optimale Ressourcennutzung und erhöht die Produktivität bei gleichzeitiger Kostensenkung.

Rechenschaftspflicht etablieren

Das Projektcontrolling hilft den Managern, klare Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe festzulegen und die einzelnen Mitarbeiter für ihre Leistung zur Rechenschaft zu ziehen.

Es verschafft Unternehmen einen Überblick über die Ressourcennutzung und andere kritische Bereiche wie das Risikomanagement. Es gewährleistet auch die Einhaltung von Vorschriften.

Erleichtert die Koordinierung

Dies hilft Projektmanagern und Teams, die Arbeit effektiver zu koordinieren.

Dank der größeren Transparenz können die Teammitglieder besser zusammenarbeiten und Probleme frühzeitig lösen. Dies sorgt für einen reibungslosen Projektablauf.

Liefert zeitnahe Berichte

Rechtzeitige und genaue Berichte sind für eine fundierte Entscheidungsfindung unerlässlich. Durch die regelmäßige Verfolgung des Fortschritts hilft das Controlling den Projektleitern, aktuelle Informationen für fundierte Entscheidungen zu erhalten.

Hilft bei der Planung und Budgetierung

Neben genauen Berichten ermöglicht das Controlling den Managern, Pläne zu erstellen, die den tatsächlichen Fortschritt vor Ort widerspiegeln. Dies gewährleistet eine bessere Ressourcennutzung, was zu höherer Produktivität und Einsparungen führt.

Fördert die Effizienz

Projektcontrolling fördert die Effizienz innerhalb des Projekts und der Organisation.

Die Teammitglieder arbeiten effektiver zusammen, um ihre Ziele durch bessere Koordination und Kommunikation zu erreichen. Dies reduziert Verschwendung und führt zu einer produktiveren und kostengünstigeren Organisation.

Vermeidung von Scope Creep und Gold Plating

Das Projektcontrolling verfolgt die Kommunikation und überwacht die Änderungen regelmäßig, um Scope Creep und Gold Plating zu verhindern. Die Ausweitung des Projektumfangs erfolgt aufgrund von Kommunikationsfehlern, und die Teammitglieder fügen zusätzliche Funktionen hinzu, um die Kunden zufrieden zu stellen (Gold Plating). Diese Änderungen sind nicht genehmigt und können sich negativ auf das Projekt auswirken.

Projektcontrolling-Prozesse

Hier sind die Schritte des Controllingprozesses:

Festlegen von Standards und Baselines

Standards können entweder in qualitative oder quantitative unterteilt werden. Hier legt der Projektmanager die Erwartungen an die Arbeit und das Verhalten des Teams fest. Dies geschieht durch die Erstellung von Richtlinien, Verfahren und Vorlagen.

Ein qualitativer Standard stellt sicher, dass das Produkt einem bestimmten Qualitätsniveau entspricht. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass Ihre Benutzer das Gefühl haben, dass Ihre Website gut durchdacht ist, würden Sie einen qualitativen Standard für das Design festlegen.

Ein quantitativer Standard ist eine Anforderung, die bestimmte Zahlenwerte erfüllt. Wenn Sie beispielsweise eine neue mobile Anwendung entwickeln wollen, könnten Sie festlegen, dass diese im ersten Monat auf dem Markt mindestens 500 Downloads haben muss.

Eine Baseline ist ein genehmigter Plan, der in der Planungsphase festgelegt wird. Ein Projektmanager verwendet Projekt-Baselines, um den Fortschritt zu verfolgen.

Jede Abweichung kann leicht festgestellt und nachverfolgt werden.

Messung

Nach der Festlegung von Standards und Grundlinien messen die Projektmanager die Arbeit an diesen Vorgaben. Wichtige Instrumente in diesem Prozess sind Checklisten, Dashboards und Fortschrittsberichte. Sie geben Aufschluss über Status und Fortschritt.

Analyse

Hier prüft der Projektleiter die Daten und wertet sie aus. Er vergleicht sie mit den Grundlinien, um Abweichungen festzustellen.

Ergreifen von Korrekturmaßnahmen

Der letzte Schritt des Controlling-Prozesses besteht darin, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Das Management muss möglicherweise den Plan anpassen, mit den Teammitgliedern kommunizieren oder Korrekturmaßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Arten des Projektcontrollings

• Feedback-Kontrolle
• Gleichzeitige Kontrolle
• Prädiktive Kontrolle
• Rückkopplungskontrolle

Die Rückkopplungskontrolle stellt sicher, dass die Produkte den Anforderungen entsprechen. Sie beinhaltet die Überprüfung und Rückmeldung an das Team, damit es bei Bedarf Änderungen vornehmen kann.

Gleichzeitige Kontrolle

Dieses Projektcontrolling sorgt dafür, dass alles im Zeitplan bleibt. Sie umfasst die Festlegung von Meilensteinen und die ständige Überwachung des Fortschritts, damit Sie bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen können, um Verzögerungen zu vermeiden.

Prädiktive Kontrolle

Damit wird sichergestellt, dass das Projekt innerhalb des Budgets abgeschlossen wird. Bei der vorausschauenden Kontrolle werden die tatsächlichen Kosten geschätzt und dann mit den geplanten Kosten verglichen.

Kontrolltabellen

Sie zeigen, ob der Prozess außer Kontrolle geraten ist. Die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen sollte den Projektprozess mit Abweichungen wieder unter Kontrolle bringen.

Regelkarte

Wie in der obigen Tabelle zu sehen ist, scheinen einige Punkte außer Kontrolle zu sein. Die Siebener-Regel besagt, dass sieben oder mehr aufeinanderfolgende Datenpunkte, die auf eine Seite des Mittelwerts fallen, geprüft und entsprechend untersucht werden sollten.

Zusammenfassung

Der Controlling-Prozess ist der Teil des Projektmanagements, der sicherstellt, dass die geleistete Arbeit mit dem Plan übereinstimmt. Das Projektcontrolling spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Projekte termingerecht, im Rahmen des Budgets und unter Einhaltung aller Anforderungen abgeschlossen werden.

Projektcontrolling-Checkliste

Als Voraussetzung für ein effizientes Projektcontrolling muss die Projektplanung so umfassend wie möglich sein. Die folgende Checkliste zeigt auf, welche Planungen im Einzelnen notwendig sind. Diese Fragen sollten geklärt werden, bevor mit der Umsetzung des Projekts begonnen wird!

• Sind die Projektziele messbar, realistisch und innerhalb des Projektteams abgestimmt?
• Gibt es einen schriftlichen Projektauftrag?
• Ist die Zusammenarbeit im Projektteam ausreichend geregelt?
• Die Projektorganisation ist bekannt
  • Projektrollen sind beschrieben
  • Arbeitspaketverantwortliche sind definiert
  • Kommunikationsstrukturen sind definiert
  • Regeln der Zusammenarbeit sind vereinbart
• Gibt es eine detaillierte Leistungsplanung im Projekt
  • sind die Projektergebnisse bekannt
  • Projektphasen (= Hauptaufgaben im Projekt) sind definiert
  • Arbeitspakete sind definiert und beschrieben
• Gibt es einen detaillierten Zeitplan für das Projekt?
  • Meilensteine sind bekannt und terminiert
  • Detaillierter Zeitplan auf Arbeitspaketebene liegt vor
• Gibt es einen detaillierten Personaleinsatzplan?
  • Personalressourcen sind auf Arbeitspaket-Ebene geplant
  • Die Verfügbarkeit von Personalressourcen ist sichergestellt
• Liegt eine detaillierte Kostenplanung im Projekt vor?
  • Projektkosten sind auf Arbeitspaketebene geplant
  • Budgetplan erstellt
• Gibt es eine Analyse des Projektumfelds?
  • Das Umfeld ist bekannt
  • Kritische Einflussfaktoren sind identifiziert
  • Maßnahmen zur Risikominimierung sind dokumentiert
• Gibt es eine Untersuchung der Projektrisiken?
  • Risiken sind identifiziert und bewertet
  • Risikominimierende Maßnahmen sind definiert
  • Notfallplanung liegt vor
  • Risikobudget ist beantragt und genehmigt
• Projektcontrolling-Strukturen sind definiert
  • Ziele und Aufgaben des Projektcontrollings sind geklärt
  • Die Aufgaben im Team sind bekannt
  • Der Controlling-Zyklus ist vereinbart, ebenso die Fristen
  • Die Teilnahme an der Controllingsitzung ist geregelt
  • Regelmäßige Termine für das Projektcontrolling sind geplant
  • Es gibt Vereinbarungen über Stellvertreterregelungen
• Projektreportingstrukturen sind definiert
  • Ziele und Aufgaben des Berichtswesens sind geklärt
  • Berichtsinhalte und -gestaltung sind festgelegt
  • Der Berichtszyklus ist festgelegt
  • Die Adressaten des Projektberichts sind bekannt

Folgende Parameter werden im Projektcontrolling berücksichtigt

• Projektziele gemäß Projektauftrag
• Leistungsfortschritt im Projekt (Arbeitspakete gemäß Projektstrukturplan)
• Qualität der Leistung
• Termine und Meilensteine
• Kosten / finanzielle Mittel / Einsatz von Ressourcen
• das Projektumfeld (Stakeholder) und die Gestaltung der Beziehung zu den verschiedenen Umwelten
• Projektrisiken und kritische Erfolgsfaktoren
• Soziale Beziehungen im Projekt und die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten
• Vorbereitung auf das Projektcontrollinggespräch

Im Zuge der Vorbereitung auf das Controlling-Meeting konsolidieren die Arbeitspaketleiter die Informationen zu ihren Arbeitspaketen. Dies geschieht am besten in einem schriftlichen Statusbericht. Zentrale Informationen, die generiert und dokumentiert werden, sind:

• Laufende Aktivitäten
• der aktuelle Stand des bisherigen Fortschritts der Arbeitspakete
• Bewertung des Leistungsfortschritts der Arbeitspakete
• Bewertung der Einhaltung von Terminen und Kosten
• Problembereiche
• offene Punkte und notwendige Entscheidungen.
• Durchführung der Projektcontrolling-Sitzung.

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