Kommunikation im Projektmanagement

Kommunikation ist das A & O jeglichen Projektmanagements. Ohne Kommunikation ist kein Projekt möglich. Eine gut funktionierende, effektive Kommunikation zwischen allen an einem Projekt Beteiligten ist sogar noch mehr: nämlich der Schlüssel zum Erfolg.

Was genau bedeutet nun Kommunikation eigentlich?

Kommunikation-im-Projektmanagement-Definition & Bedeutung

Unter „Kommunikation“ versteht man die Interaktion zweier oder mehr Personen miteinander.
„Kommunikation“ kommt vom lateinischen Wort für „Verbindung“. Kommunikation ist also Verbindung oder, genauer ausgedrückt, Verständigung.

Natürlich ist eine Kommunikation nur dann möglich, wenn die Beteiligten über ein gemeinsames „Verständigungsmodell“ verfügen. Das kann eine Sprache sein (verbale Kommunikation) oder auch ein Modell von gemeinsamen Symbolen oder einem Verhaltenskodex – meist ist es eine Mischung aus allem.

Im Grunde wird Kommunikation mit dem Sender-Empfänger-Modell erklärt. Dabei geht es dabei darum, dass eine Person (Sender) eine Nachricht oder Botschaft an eine oder mehrere andere Personen (Empfänger) weitergibt. Dabei ist es ganz wichtig, dass der „Empfänger“ das versteht, was der „Sender“ gemeint hat (was nicht unbedingt das Gleiche ist wie das, was der „Sender“ GESAGT hat!).

Formale und informale Kommunikation

Kommunikation-im-Projektmanagement

Man unterscheidet auch zwischen „formaler“ und „informaler“ Kommunikation. Formale Kommunikation ist alles, was auf offiziellen Wegen abläuft: Protokolle, Korrespondenz, Budget-Unterlagen, Pflichtenhefte und so weiter.

Informale Kommunikation sind Gespräche (außerhalb von Sitzungen) oder Informationen von Kollegen oder befreundeten Firmen. Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist beides wichtig.

Im Projektmanagement kommt es sehr darauf an, die Kommunikationswege und den Kommunikationsfluss innerhalb und außerhalb des Projektes zu analysieren und, so weit möglich, zu optimieren. Dies ist bereits zum Zeitpunkt einer Voranalyse wichtig.

Die Kommunikation positiv beeinflussen können zum Beispiel eine einfache, gut verständliche Sprache, persönliche und soziale Kompetenz, Feedback-Techniken, gut aufbereitete und transparente Arbeitsunterlagen und klar definierte Projektziele und Meilensteine.

Interaktive Vs. Push- vs. Pull-Kommunikation

Kommunikation im Projektmanagement verbessern

Wir unterscheiden 3 Arten der Kommunikation:

  1. Interaktive Kommunikation
  2. Push-Kommunikation
  3. Pull-Kommunikation

Interaktive Kommunikation

Interaktive Kommunikation ist ein ziemlich selbsterklärender Begriff. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine multidirektionale Form der Kommunikation. Wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen und wenn die Informationen, die Sie übermitteln, heikel sind und falsch interpretiert werden könnten, greifen Sie zur interaktiven Kommunikation. Dabei tauschen eine oder mehrere Personen Gedanken und Ideen aus, wobei die Teilnehmer in Echtzeit reagieren.

Projektleiter bevorzugen die interaktive Kommunikation im persönlichen Gespräch. Wenn die Kommunikation über Medien wie Videokonferenzen, Telefone, Besprechungen usw. erfolgt, kann ein Projektmanager die Mimik und Körpersprache der Beteiligten möglicherweise nicht wahrnehmen.

Um dieses Konzept besser zu verstehen, betrachten Sie ein Beispiel. Nehmen wir an, Sie müssen mit den Beteiligten eine Besprechung über den Projektfortschritt abhalten, oder es gibt eine Panne im Projekt. Dann wäre eine interaktive Kommunikation besser als die Übermittlung von Nachrichten per E-Mail und deren Beantwortung per E-Mail. Statt im Ungewissen zu bleiben, sollten Sie lieber eine Besprechung oder eine Videokonferenz einberufen, damit Sie ihnen das Problem schildern und ein Feedback erhalten können.

Beispiele für interaktive Kommunikation:

  • Jeder persönliche Kontakt
    • Besprechungen
    • Telefonanrufe
    • Telefon-Konferenzen
    • Videoanrufe
    • Video-Konferenzen

Push-Kommunikation

Diese Art der Kommunikation erfolgt vom Absender zum Empfänger und ist zu bevorzugen, wenn Sie Informationen weitergeben, aber keine sofortige Antwort erwarten – oder wenn die Angelegenheit, die Sie vermitteln wollen, nicht dringend oder sensibel ist. Sobald der Empfänger die Nachricht jedoch sieht, ist eine Handlung erforderlich.

Zur Push-Kommunikation gehören Memos, Briefe, E-Mails, Berichte, Faxe usw. Sie erfolgt nicht von Angesicht zu Angesicht, sondern in der Regel über ein schriftliches Medium. Der einzige Nachteil dieser Art von Kommunikation ist, dass der Absender nur feststellen kann, dass die Nachricht erfolgreich gesendet wurde. Einige E-Mail-Systeme können Sie benachrichtigen, wenn eine E-Mail geöffnet wurde, aber diese Funktion kann nicht garantieren, dass der Empfänger die Nachricht, die er übermitteln möchte, verstanden hat.

Ein weiteres Beispiel: Sie haben ein Problem mit dem Finanzamt oder einer anderen Behörde, die man nur postalisch in Briefform kontaktieren kan technisches Problem, das sofort behoben werden muss, und Sie beauftragen die technische Abteilung Ihres Unternehmens, sich darum zu kümmern.

Sie schreiben eine einen Brief an eine Behörde. Dabei ist es wichtig, dass Sie Ihre Briefe und Pakete richtig beschriften.

Sie wissen aber nicht, ob die Post den Brief ausliefert und der Brief dann auch noch bei der zuständigen Kontaktperson landet.

Sie wissen nur, dass Sie den Brief richtig beschriftet und erfolgreich versandt haben. Sie wissen nicht, ob der Brief auch wirklich empfangen wurde.

Sie werden erst dann wissen, dass der Brief eingegangen ist, wenn Sie eine Antwort entweder per Telefon oder erneut mit der Post bekommen.

Beispiele für Push-Kommunikation:

  • Briefe
  • Memos
  • Emails

Pull-Kommunikation

Bei der Pull-Kommunikation geht es nicht darum, einen Leser zum Lesen Ihrer Nachricht heranzuziehen. Stattdessen geht es bei der Pull-Kommunikation darum, der Gruppe Zugang zu gemeinsamen Informationen zu verschaffen. Der Empfänger muss sich diese Informationen jedoch selbst beschaffen. Diese Methode wird für ein großes Publikum verwendet, das Zugang zu Informationen für seine Zwecke benötigt.

Wenn Ihre Mitteilung informativen Charakter hat, sollten Sie diese Art von Informationen verwenden. Wenn ein Empfänger Ihre Nachricht nicht liest, hat dies keinerlei Auswirkungen auf das Projekt. Da Informationen nur bei Bedarf abgerufen werden, ist die Pull-Kommunikation bekanntlich die am besten geeignete Art der Kommunikation. Zu den Methoden der Pull-Kommunikation gehört die Veröffentlichung von Informationen auf Websites, Wikis, Wissensspeichern, schwarzen Brettern usw.

Ein Beispiel für ein Pull-Kommunikationsszenario wäre, wenn Sie sich für einen Projektmanagementkurs eingeschrieben haben. Sie brauchen Zugang zu weiteren Informationen über das Thema und beginnen mit der Suche nach relevanten Informationen in den Artikeln/eBooks, die auf unserer Website verfügbar sind.

Beispiele für Pull-Kommunikation:

  • Websites
  • SEO
  • Schwarzes Brett

Wir hoffen, dass Ihnen der Artikel über Kommunikation im Projektmanagement gefallen hat.