Agile Methoden können auch im klassischen Projektmanagement-Umfeld eingesetzt werden. Ein gutes Beispiel dafür, ist das Aufgabenmanagement mit Kanban, das wir im letzten Beitrag vorgestellt haben. Doch auch agile Methoden bedürfen eines sinnvollen Controllings. Jeder Projektleiter möchte schließlich wissen, ob die gesteckten Ziele im Zeit- und Kostenrahmen erreicht werden.
Das Burndown-Chart visualisiert die noch zu erledigende Arbeit im Verhältnis zur Zeit, die noch bleibt. Es symbolisiert, wie schnell Arbeitszeit „verbrannt“ wird und wie sich der geplante Abarbeitungsgrad zum tatsächlichen verhält.
Auf der X-Achse des Burndown-Charts wird der Zeitverlauf angetragen, meist in Tagen. Auf der Y-Achse wird die im Projekt zu leistende Arbeit angetragen. Die Maßeinheit kann dabei die Zahl an Arbeitspaketen sein oder der geschätzte Arbeitsaufwand in Stunden.
Das Burndown-Chart bietet außerdem einen Soll-Ist-Vergleich zwischen dem geplanten Abarbeitungsgrad und dem tatsächlichen. Daher werden in der Regel zwei Kurven im Diagramm dargestellt.
Abbildung 1
Idealtypisch ist eine lineare Abarbeitung von Aufgaben – damit wäre die Arbeitslast gleichmäßig über die Projektlaufzeit verteilt und das Team käme an jedem Tag gleich gut voran.
Die rote Kurve zeigt den tatsächlichen Verlauf, der weniger erfreulich ist, denn das Team kommt langsamer voran als geplant. Am Anfang hat sich das Team zu viel vorgenommen – der Arbeitsaufwand ist deutlich höher als geplant. Ab Tag 3 kommt das Team dann besser zurecht und kann die Aufgaben linear abarbeiten. An Tag 5 macht sich nochmals eine Fehleinschätzung bemerkbar, doch ab da hat das Team die Aufgaben dann gut im Griff. Durch die mehrfachen Fehleinschätzungen sind jedoch an Tag 10 noch nicht alle Aufgaben erledigt und immer noch ein zu leistender Arbeitsaufwand vorhanden. Die Ausschläge nach oben bei der Real-Linie zeigen, dass des Öfteren Schwierigkeiten im Projekt aufgetaucht sind, an die zuvor niemand gedacht hat.
Das Burndown-Chart ist also ein guter Gradmesser dafür, wie schnell das Team in welchen Zeitabschnitten vorankommt und wie gut geschätzt wurde.
Abbildung 2
Im zweiten Beispiel wurde sehr konservativ geschätzt – das Team hat viele Puffer eingeplant. In der Realität ist die Arbeitslast deutlich geringer als geplant und die Aufgaben können sehr zügig abgearbeitet werden. Ab Tag 6 ist fast alles erledigt und das Team fängt an zu trödeln.
Ein Team sollte also nicht so notorisch unterfordert sein, wie es beispielsweise in der zweiten Abbildung der Fall ist. Wenn das Team sich immer unterhalb der Plan-Linie im Chart befindet, ist aber wahrscheinlich genau das passiert: Das Team nimmt sich regelmäßig zu wenig vor. Allerdings sollte das Team auch nicht während der gesamten Laufzeit oberhalb der Plan-Linie liegen, denn dann wurde seine Leistungsfähigkeit überschätzt und das Team wird permanent überfordert.