Agile Methoden können auch im klassischen Projektmanagement-Umfeld eingesetzt werden. Ein gutes Beispiel dafür, ist das Aufgabenmanagement mit Kanban, das wir im letzten Beitrag vorgestellt haben. Doch auch agile Methoden bedürfen eines sinnvollen Controllings. Jeder Projektleiter möchte schließlich wissen, ob die gesteckten Ziele im Zeit- und Kostenrahmen erreicht werden.

Das Burndown-Chart visualisiert die noch zu erledigende Arbeit im Verhältnis zur Zeit, die noch bleibt. Es symbolisiert, wie schnell Arbeitszeit „verbrannt“ wird und wie sich der geplante Abarbeitungsgrad zum tatsächlichen verhält.

Auf der X-Achse des Burndown-Charts wird der Zeitverlauf angetragen, meist in Tagen. Auf der Y-Achse wird die im Projekt zu leistende Arbeit angetragen. Die Maßeinheit kann dabei die Zahl an Arbeitspaketen sein oder der geschätzte Arbeitsaufwand in Stunden.

Das Burndown-Chart bietet außerdem einen Soll-Ist-Vergleich zwischen dem geplanten Abarbeitungsgrad und dem tatsächlichen. Daher werden in der Regel zwei Kurven im Diagramm dargestellt.

Abbildung 1

Beispiel eines Burndown Charts

Idealtypisch ist eine lineare Abarbeitung von Aufgaben – damit wäre die Arbeitslast gleichmäßig über die Projektlaufzeit verteilt und das Team käme an jedem Tag gleich gut voran.

Die rote Kurve zeigt den tatsächlichen Verlauf, der weniger erfreulich ist, denn das Team kommt langsamer voran als geplant. Am Anfang hat sich das Team zu viel vorgenommen – der Arbeitsaufwand ist deutlich höher als geplant. Ab Tag 3 kommt das Team dann besser zurecht und kann die Aufgaben linear abarbeiten. An Tag 5 macht sich nochmals eine Fehleinschätzung bemerkbar, doch ab da hat das Team die Aufgaben dann gut im Griff. Durch die mehrfachen Fehleinschätzungen sind jedoch an Tag 10 noch nicht alle Aufgaben erledigt und immer noch ein zu leistender Arbeitsaufwand vorhanden. Die Ausschläge nach oben bei der Real-Linie zeigen, dass des Öfteren Schwierigkeiten im Projekt aufgetaucht sind, an die zuvor niemand gedacht hat.

Das Burndown-Chart ist also ein guter Gradmesser dafür, wie schnell das Team in welchen Zeitabschnitten vorankommt und wie gut geschätzt wurde.

Abbildung 2

Zweites Beispiel eines Burndown-Diagramms für das agile Projektmanagement

Im zweiten Beispiel wurde sehr konservativ geschätzt – das Team hat viele Puffer eingeplant. In der Realität ist die Arbeitslast deutlich geringer als geplant und die Aufgaben können sehr zügig abgearbeitet werden. Ab Tag 6 ist fast alles erledigt und das Team fängt an zu trödeln.

Ein Team sollte also nicht so notorisch unterfordert sein, wie es beispielsweise in der zweiten Abbildung der Fall ist. Wenn das Team sich immer unterhalb der Plan-Linie im Chart befindet, ist aber wahrscheinlich genau das passiert: Das Team nimmt sich regelmäßig zu wenig vor. Allerdings sollte das Team auch nicht während der gesamten Laufzeit oberhalb der Plan-Linie liegen, denn dann wurde seine Leistungsfähigkeit überschätzt und das Team wird permanent überfordert.

 

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Viele Projektmanager würden gerne agile Methoden in ihren Teams einsetzen. Doch eine komplette Umstellung auf Projektmanagement nach agilen Prinzipien ist vielen zu riskant bzw. wird von der Unternehmensführung auch oft nicht mitgetragen.

Doch keine Sorge, man kann auch agile Ansätze in ein Projektmanagement klassischer Prägung integrieren.

Kanban

Eine populäre Methode, um das Aufgabenmanagement agiler zu gestalten, ist Kanban. Eine kleine Einführung in die Kanban-Idee gibt es hier. Kanban kann ohne Probleme mit klassischen Projektmanagement-Methoden wie der Gantt-Planung kombiniert werden (auch wenn Puristen jetzt vielleicht aufschreien), denn Aufgaben bzw. Arbeitspakete gibt es in jedem Projekt, egal nach welcher Methode man es steuert.

Um mit Kanban starten zu können, muss ein Backlog angelegt werden. Streng genommen ist der Backlog eine Liste von Anforderungen, die an das Projektergebnis gestellt werden, also beispielsweise eine Liste von Funktionen, die das im Rahmen des Projektes entwickelte neue Produkt haben soll. Etwas freier interpretiert kann der Backlog einfach eine To Do- oder Aufgabenliste sein. Diese muss im nächsten Schritt priorisiert werden.

Wenn man Aufgaben auf einer Kanban-Tafel visualisiert, dann kommen diese priorisierten Aufgaben in die ganz linke Spalte – diese kann z.B. „Nicht begonnen“ heißen. Jede Aufgabe wird auf einer eigenen Kanban-Karte festgehalten. Die Verantwortlichen sollten außerdem definieren, wie viele Aufgaben parallel in Bearbeitung sein dürfen, denn meist gibt es deutlich mehr Arbeit, als das Team auf einmal bewältigen kann.

Dann kann es losgehen. Da Kanban ein Pull-System ist, dürfen die Mitarbeiter sich ihre Aufgaben selbst ziehen, d.h. sie dürfen entscheiden, welche der Aufgaben aus dem Backlog sie als nächstes bearbeiten möchten. Dieses hohe Maß an Selbstbestimmung beeinflusst auch die Motivation der Teamitglieder positiv.

Beispiel einer virtuellen Kanban-Tafel

Beispiel einer Kanban-Tafel für das agile Aufgabenmanagement / Projektmanagement

Abbildung: InLoox GmbH

Diese Aufgaben rücken dann in die zweite Spalte vor, die meist „In Bearbeitung“ oder „In Progress“ heißt. Bereits abgeschlossene Aufgaben wandern in die Spalte ganz rechts.

Wird im Projektteam mit einem Gantt-Diagramm und verbindlichen Meilensteinen gearbeitet, ist das auch kein Problem: Jedes Arbeitspaket erhält das Fälligkeitsdatum des Vorgangs, dem es zugeordnet ist.

Die tägliche Zusammenarbeit ist eines der wichtigsten agilen Prinzipien und zugleich eines der Erfolgsgeheimnisse agilen Projektmanagements. Damit Kanban gut funktioniert, sind 15-minütige tägliche Stand-Up-Meetings absolut empfehlenswert, so können sich alle Teammitglieder darüber austauschen, wie sie seit dem letzten Meeting vorangekommen sind und wie die nächsten Schritte aussehen.

Wenn täglich über den Projektfortschritt gesprochen wird, erkennen Projektmanager auch recht schnell, wo sich Flaschenhälse bilden, d.h. an welcher Station sich die noch nicht erledigten Aufgaben stauen. Eine Station kann ein Teilprojektteam oder ein einzelner Mitarbeiter sein.

Eine gute Methode, um den Projektfortschritt zu messen, ist außerdem das Burndown Chart, um das es im zweiten Teil gehen wird.

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Projektmanager und der liebe Stress: Umfrage

von Sabine am 4. Dezember 2014

Seit einiger Zeit wächst ein öffentliches Bewusstsein für die die Themen Burnout, Stressmanagement und Work-Life-Balance. Der Softwarehersteller InLoox will nun mit einer neuen Studie herausfinden, wie es um den Ausgleich im Arbeitsalltag bestellt ist und was die größten „Ausbrenner“ für Berufstätige sind.

Seit verschiedene Krankenkassen dramatische Zahlen zum volkswirtschaftlichen Schaden durch stressbedingte Erkrankungen veröffentlicht haben, beschäftigen sich nicht nur Ärzte und Psychologen mit dem Thema, sondern zunehmend auch Volks- und Betriebswirtschaftler.

Der DAK Gesundheitsreport 2014 nennt psychische Erkrankungen die zweithäufigste Ursache für Krankschreibungen im ersten Halbjahr 2014. Seelische Erkrankungen ziehen außerdem die mit Abstand längsten Ausfallzeiten nach sich. Laut Gesundheitsbericht des Bundes machten sie 2012 im Durchschnitt rund sechs Wochen pro Fall aus. Bei keiner anderen Diagnose ist der volkswirtschaftlichen Schaden aufgrund von Produktivitätsausfällen ähnlich hoch. Die Beratungsfirma Booz & Co. bezifferte ihn 2009 mit rund 225 Milliarden Euro.

Projektmanager häufig stressgeplagt

Projektmanager können meist ein Lied davon singen: Projektarbeit kann purer Stress sein. Das wird wohl jeder unterschreiben, der schon einmal an einem Projekt gearbeitet hat. Doch das muss nicht unbedingt negativ sein: Stress kann ungeahnte Kräfte freisetzen, Teams zusammenschweißen und die geistige Leistungsfähigkeit ankurbeln. In Befragungen geben Projektmanager häufig an, dass sie gerade die immer wieder neuen Herausforderungen an ihrem Beruf lieben. Viele Projektbeteiligte brennen für ihren Job, doch längst nicht alle von ihnen sind ausgebrannt.

Problematisch wird es erst, wenn kein Ende in Sicht ist, wenn Projektmitarbeiter übergangslos von einem kräftezehrenden Projekt zum nächsten gehen. Vor allem die Kombination aus hohem Arbeitsdruck mit fehlendem Handlungsspielraum wirkt sich negativ aus.

Eine Frage der Balance

Ob Stress also gesundheitsgefährdend wirkt, ist zum einen eine Frage der subjektiven Wahrnehmung, zum anderen eine Frage der Balance. Solange Teammitglieder die Chance haben, ihrem Bedürfnis nach Entspannung und mentalem und körperlichem Ausgleich nachzukommen, ist Stress im Projekt relativ unproblematisch. Werden aber persönliche Bedürfnisse systematisch ignoriert oder umgedeutet, bahnt sich ein Burnout-Problem an. Plötzlich ist ein Mittagessen mit Kollegen pure Zeitverschwendung und ein freies Wochenende ein Vergnügen für Leute, die die falschen Prioritäten haben.

In den 12 Stadien von Burnout nach Freudenberger und North (1992) folgen im nächsten Stadium beobachtbare Verhaltensänderungen bis hin zum Verlust des Gefühls für die eigene Persönlichkeit. Nicht selten kommen in dieser Phase Alkohol oder Medikamente ins Spiel, um die Situation erträglicher zu machen. Am Ende der Burnout-Spirale funktionieren die Betroffenen nur noch wie eine Maschine, begleitet von der ständigen Angst vor dem Zusammenbruch. Bei einer weiteren Verschlimmerung mündet dieser Zustand in völlige Erschöpfung, die meist mit einer schweren Depression einhergeht.

Im anspruchsvollen Projektalltag hängt also viel von der Work-Life-Balance ab, wenn es um die langfristige Gesundheit und das Wohlbefinden der Teammitglieder geht.

Zur Umfrage

Um herauszufinden, wie um den Ausgleich zwischen Beruf und Freizeit steht und was die größten „Ausbrenner“ im Arbeitsalltag sind, hat der Softwarehersteller InLoox seine Work-Life-Balance-Umfrage ins Leben gerufen. Mitmachen kann prinzipiell jeder – egal, ob in Projekten engagiert oder nicht. Wer möchte, kann sich auch an der Verlosung beteiligen und folgenden Preise gewinnen:

  • den E-Book-Reader tolino shine im Wert von 99,- Euro
  • einen MyDays-Gutschein für After-Work-Relaxing im Wert von 59,- Euro
  • einen buecher.de-Gutschein im Wert von 40,- Euro

Hier geht es zum Fragebogen: http://vibrio.polldaddy.com/s/umfrage-zur-work-life-balance

 

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Beyond Project Management

November 12, 2014

Wenn es im Bereich Projektmanagement in diesem Jahr einen Trend gibt, dann lautet er „Beyond Project Management“. Es ist zugleich das Motto des diesjährigen PM Camps in Dornbirn. Aus diesem Anlass hat Marcus Raitner auch im September zu einer Blogparade zum Thema aufgerufen. „Beyond Project Management“ – heißt auf Deutsch in etwa „Jenseits von Projektmanagement“ […]

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Studie der Ludwig-Maximilians-Universität München zur Auswahl von Projektmanagement-Software

Juli 10, 2014

Ohne die Unterstützung durch professionelle Projektmanagement-Software ist Projektarbeit heutzutage kaum noch vorstellbar. Kein Wunder also, dass sich durch die hohe Nachfrage eine Vielzahl an PM-Softwareanbietern am Markt etabliert hat. Doch wie und warum entscheiden sich Unternehmen für eine bestimmte Projektmanagement-Software? Um diesen Fragen nachzugehen, hat ein Forscherteam am Institut für Marktorientierte Unternehmensführung an der Münchner […]

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Excel ist das führende PM-Tool im Mittelstand?

Juni 5, 2014

Welche Tools nutzen mittelständische Unternehmen, um ihre Projektteams zu unterstützen? Dieser Frage geht die Studie Projektmanagement im Mittelstand 2014 nach, die techconsult im Auftrag von Microsoft durchgeführt hat. 250 Mittelständler haben daran teilgenommen. Bei der großen Zahl an Software-Lösungen auf dem Markt erwartet man ein heterogenes Bild – doch die Ergebnisse überraschen: Über die Hälfte […]

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Studie: Kommunikation in Projekten

Mai 15, 2013

Text: David Braun Projektkommunikation ist häufig der entscheidende Faktor, wenn es um das Gelingen oder Misslingen von Projekten geht. Doch welchen Stellenwert hat die Projektkommunikation in Unternehmen und wie wird sie im Tagesgeschäft tatsächlich umgesetzt? Dieser Frage widmet sich die empirische Studie „Kommunikation in Projekten“, die die Münchner Beratung Cetacea vor kurzem veröffentlicht hat. Das […]

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Projektmanagement in Indien

April 3, 2013

Text: David Braun Immer wieder machen Führungskräfte die Erfahrung, wie schwer es vor allem im nicht-europäischen Ausland ist, ein Projekt erfolgreich zu managen. Mit ihren zahlreichen kulturellen Unterschieden zu Europa stellen besonders die asiatischen Länder eine große Herausforderung für europäische Projektverantwortliche dar. Vor diesem Hintergrund ist in der Fachzeitschrift „projektMANAGEMENT aktuell“ ein Interview mit Vejn […]

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Was macht einen guten Projektmanager aus?

März 22, 2013

Text: David Braun Ein Projekt zu leiten und es auch erfolgreich zum Ziel zu führen ist eine Aufgabe, die nicht jedem liegt. Doch was macht einen guten Projektmanager aus und sind diese Fähigkeiten erlernbar? Oft kommt es vor, dass Projektleiter hauptsächlich aufgrund ihrer fachlichen Kompetenzen und ihres technischen Wissens auf einem bestimmten Gebiet ernannt werden. […]

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Wenn Projekte ins Stocken geraten – Die wichtigsten SOS-Maßnahmen

Oktober 31, 2012

Wer gibt schon gerne zu, dass das eigene Projekt nicht so läuft, wie man es sich wünschen würde? Doch auch wenn ungern darüber gesprochen wird, es gibt sie zuhauf – Projekte, die stagnieren, kaum Ergebnisse liefern und die dann schleichend im Sande verlaufen. Im Fall von akuten Projektkrisen schrillen bei den Verantwortlichen meist unmittelbar die […]

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