Projekte zu planen ist nicht einfach. Der Projektalltag ist häufig stressig und Projektmanager sind häufig so überlastet und müssen so viele Aufgaben gleichzeitig erledigen, und die Projektvorbereitung dadurch oft vernachlässigt wird. Dabei ist es besonders wichtig, dass schon beim Projektstart alle Anordnungsbeziehungen, Randbedingungen und Annahmen im Projektplan bzw. Projektauftrag festgehalten werden. Projektmanager müssen diese drei Faktoren bei der Projektplanung berücksichtigen, da sie entscheidend für eine pünktliche und erfolgreiche Projektabwicklung sind. Denn Projekte sind immer bestimmten internen und externen Faktoren und Risiken ausgesetzt. Möchten Sie ein Projekt erfolgreich abschließen, dann müssen Sie von vornherein diese Faktoren antizipieren und während der Projektdurchführung immer wieder kontrollieren.

Häufig werden Anordnungsbeziehungen, Randbedingungen und Annahmen miteinander verwechselt, deshalb werden wir in einer Beitragsserie diese drei Faktoren voneinander abgrenzen und erläutern.

Anordnungsbeziehungen

Anordnungsbeziehungen, häufig auch Abhängigkeiten genannt, beschreiben die sachlogische und zeitliche Beziehung zwischen zwei Planungselementen (Vorgänge, Aufgaben etc.). Diese Beziehung bestimmt die Reihenfolge in welcher die Vorgänge stattfinden müssen. Um einen Projekt-Zeitplan zu erstellen, muss der Projektmanager die Anordnungsbeziehungen zwischen Aufgaben und Vorgängen identifizieren.

Verbindliche und nicht-verbindliche Anordnungsbeziehungen

Dabei unterscheidet man zwischen verbindlichen und nicht-verbindlichen Anordnungsbeziehungen. Verbindliche Anordnungsbeziehungen beschreiben Vorgänge, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden müssen, z.B. weil der Kunde dies verlangt oder aufgrund von gesetzlichen Regelungen. Oder auch einfach weil es keinen Sinn macht, diese Vorgänge zu einem anderen Zeitpunkt durchzuführen. Wenn Sie zum Beispiel ein Haus bauen, dann müssen Sie zuerst das Fundament legen, bevor Sie die Wände errichten können. Nicht-verbindliche Anordnungsbeziehungen sind eher Empfehlungen und die Vorgänge müssen nicht unbedingt in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden. Nicht-verbindliche Anordnungsbeziehungen bieten dem Projektmanager und -team mehr Flexibilität und Freiraum bei der Projektterminplanung.

Interne und externe Anordnungsbeziehungen

Man unterscheidet außerdem zwischen internen und externen Anordnungsbeziehungen. Interne Anordnungsbeziehungen bestehen zwischen zwei Vorgängen im Projekt, somit kann das Projektteam diese Anordnungsbeziehungen komplett steuern und ist nicht abhängig von externen Faktoren. Externe Anordnungsbeziehungen sind solche, die zwischen den Vorgängen im Projekt und Vorgängen außerhalb des Projektes bestehen. Das Projektteam hat keine Kontrolle über die externen Anordnungsbeziehungen, müssen diese dennoch im Projektplan berücksichtigen.

Die vier Arten der Anordnungsbeziehung

Ende-Anfang-Beziehung (Normalfolge)

Ende-Anfang-Beziehung

Diese Anordnungsbeziehung kommt am  häufigsten vor, deshalb wird sie auch Normalfolge genannt. Bei der Ende-Anfang-Beziehung beginnt die Nachfolger-Aktivität erst, wenn der Vorgänger beendet wurde. Folgendes Szenario beschreibt eine Ende-Anfang-Beziehung: Sie müssen erst den Kauf eines Grundstücks abschließen, bevor Sie mit dem Bau eines Hauses beginnen können.

Anfang-Anfang-Beziehung (Anfangsfolge)

Anfang-Anfang-Beziehung

Bei Anfang-Anfang-Beziehungen oder Anfangsfolgen, muss der Vorgänger gestartet sein, damit der Nachfolger beginnen kann. Dabei müssen Vorgänger und Nachfolger nicht unbedingt parallel anfangen, sondern der Nachfolger-Vorgang kann zu jeder Zeit nach dem Beginn des Vorgängers beginnen. Ein Beispiel für eine Anfangsfolge: Sobald Sie angefangen haben die Türen einzubauen, können Sie mit dem Einbau der Fenster beginnen.

Ende-Ende-Beziehung (Endfolge)

Ende-Ende-Beziehung

Bei einer Ende-Ende-Beziehung kann der Nachfolger-Vorgang erst beendet werden, wenn der Vorgänger beendet wurde. Nachfolger und Vorgänger müssen nicht unbedingt gleichzeitig enden, der Nachfolger kann zu einer beliebigen Zeit beginnen, solange der Vorgänger beendet wurde. Beispiel-Szenario: Sie können das Mitverhältnis für die alte Wohnung erst beenden, wenn der Bau des neuen Hauses abgeschlossen wurde.

Anfang-Ende-Beziehung (Sprungfolge)

Anfang-Ende-Beziehung

Die Anfang-Ende-Beziehung oder Sprungfolge kommt nur sehr selten in der Planung vor. Bei der Sprungfolge kann der Nachfolger nicht beendet werden, wenn der Vorgänger noch nicht begonnen wurde. Ein Beispiel-Szenario: Sie müssen erst mit der Auslieferung des Produktes begonnen haben, bevor Sie die Abrechnung abschließen können.

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Das Münchner Softwarehaus InLoox hat vor kurzem die neueste Produktgeneration seiner PM-Softwarelösungen vorgestellt.

Bislang waren die Münchner in Fachkreisen vor allem für ihre Outlook-integrierte Projektsoftware bekannt. Jetzt wagen sie den Rundumschlag und bringen sowohl eine neue Version von InLoox für Outlook als auch eine runderneuerte Version ihrer Online-Projektsoftware InLoox Web App heraus. Der Clou: Beide Produkte stehen zum Installieren auf der eigenen Hardware oder in der Cloud zur Verfügung.

Projektliste in InLoox Web App

Was ist neu in InLoox 9?

Version 9 geht über das reine Projektmanagement hinaus und versucht, alltägliche und persönliche Tätigkeiten, die Zusammenarbeit im Team und dezidierte Projektmanagement-Funktionen zu verbinden. Anders als zum Beispiel Microsoft Project versucht InLoox außerdem, den gesamten Lebenszyklus eines Projektes abzubilden. Der Anwender kann mit einer Mindmap (in InLoox für Outlook) eine erste Idee entwerfen und auf einer Kanban-Tafel erste Aufgaben sammeln. Wenn sich das Projekt dann entwickelt, können diese Elemente in eine Projektzeitplanung mit Gantt-Diagramm übernommen werden. Darüber hinaus stehen ein Dokumentenmanagement, eine Zeiterfassung und eine Budgetfunktion zur Verfügung. In der neuen Version können Anwender nicht nur Projektdokumente, sondern auch andere Unterlagen („persönliche Verknüpfungen“) über die Software organisieren. Analog können sie nicht nur projektbezogene Aufgaben verwalten und verteilen, sondern auch projektunabhängige Aufgaben. Eine neue Kalenderansicht zeigt Elemente aus allen Projekten in ihrem zeitlichen Kontext.

Vor allem in InLoox 9 Web App hat sich im Vergleich zum Vorgänger sehr viel getan – die Anwendung ist deutlich schneller geworden und ist jetzt erheblich stärker auf den mobilen Anwender zugeschnitten. Neue Funktionen wie der Arbeitsplatz, auf dem der Anwender einen Überblick über seine Aufgaben, seine Termine und Nachrichten erhält sowie Projekt-Dashboards bieten im Vergleich zum Vorgänger einen echten Mehrwert. Die Online-Software kann nach wie vor gemeinsam mit der Outlook-Software verwendet werden. Das bedeutet, der Anwender kann zum Beispiel an seinem Schreibtisch die Outlook-Variante einsetzen und von unterwegs über die Web App auf seine Projektdaten zugreifen.

 

Dashboard in InLoox Web App

Für wen ist InLoox 9 geeignet?

Grundsätzlich ist mittlerweile im Produktportfolio von InLoox für jeden Projektarbeiter etwas dabei. Der Charme der Produkte liegt darin, dass man klein starten kann – zum Beispiel mit einem simplen Aufgabenmanagement. Allerdings kann die Software für Anwender, die nur (und auch auf absehbare Zeit nur) eine Aufgabenliste brauchen, zu viel. Wenn sich das Unternehmen und seine Projekte aber entwickeln, stehen in der Software auch fortgeschrittene Projektmanagement-Funktionen zur Verfügung. Schön auch: In der Software werden agile und klassische Projektmanagement-Methoden kombiniert, so kann sie auch abteilungs- und teamübergreifend eingesetzt werden, ohne dass Teams ihre Methoden an die Software anpassen müssen.

Planung in InLoox für Outlook

Kleine Unternehmen und solche ohne IT-Unterstützung können die SaaS-Variante InLoox now! wählen – so bleibt der Administrationsaufwand minimal.

InLoox PM (zum Installieren im eigenen Netzwerk) startet in der Variante für Einzelanwender bei 450 Euro und InLoox now! (SaaS) beginnt bei 24,95 Euro pro User und Monat.

Interessenten können die Software 30 Tage lang mit vollem Funktionsumfang testen: https://www.inloox.de/testen/

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Retrospektiven

von Sabine am 16. Juni 2015

„Hinterher weiß man immer mehr“ – das gilt auch für Projekte. Und obwohl ein Projekt als neuartiges Vorhaben definiert ist, kann der Erfahrungsschatz aus vorangegangenen, ähnlichen Projekten genutzt werden, um zukünftige Projekte besser zu planen und zu steuern. Im agilen Projektmanagement wendet man dazu Retrospektiven an.

Wie in den zwölf Prinzipien des Agilen Manifests verankert, „reflektiert das Team in regelmäßigen Abständen, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an“. Im Scrum-Ansatz findet dies im Rahmen von Retrospektiven („Rückblicke“) statt, die nach der Fertigstellung einer Iteration bzw. eines Sprints erfolgen. Diese Meetings sollten in möglichst großem Kreis stattfinden, um möglichst viele Perspektiven auf das Projekt zusammenzubringen und möglichst viele Meinungen einzuholen. Nur wenn bereits vorab thematisch eingrenzbare Probleme bekannt sind, empfiehlt es sich, den Teilnehmerkreis entsprechend einzuschränken. Auch Stakeholder sollten nur in Ausnahmefällen dazu gebeten werden, damit der Austausch im Team möglichst ungefiltert stattfinden kann.

Ziele einer Retrospektive

Ziel einer Retrospektive ist es, aus dem Geschehenen für die Zukunft zu lernen. Dabei liegt der Fokus auf dem Team und seiner Zusammenarbeit. Wichtige Fragen sind dabei:

  • Wie gut klappt die Zusammenarbeit?
  • Wie ist die „Chemie“ im Team?
  • Wo gibt es Verbesserungspotenzial?

Hier findet sich in den meisten Fällen Verbesserungspotenzial. Damit die bisherige Teamdynamik offen und vorwurfsfrei diskutiert werden kann, müssen sich die Beteiligten ohne Angst vor negativen Konsequenzen ehrlich austauschen können. Vertrauen ist also eine zentrale Voraussetzung für eine erfolgreiche Retrospektive. Es geht nicht darum, den Teammitgliedern ihre Fehler vorzuwerfen, sondern Verbesserungsmöglichkeiten für die Zukunft aufzuzeigen. Es wird also gefragt, warum etwas so passiert ist und wie man es in Zukunft besser machen kann. Idealerweise werden auch gleich Lösungsvorschläge ausgearbeitet. Doch eine Retrospektive soll auch das Positive im Projekt aufzeigen, die Erfolge. Es soll also auch darum gehen, was gut gelungen ist und was man für künftige Projekte unbedingt beibehalten sollte.

Ablauf

Retrospektiven werden nicht nur nach Projektabschluss abgehalten, sondern auch regelmäßig im laufenden Projekt. Für eine Retrospektive wird vorab immer ein Zeitrahmen („timebox“) gesteckt. Die Retrospektive dauert 45 Minuten je Sprintwoche, die zu besprechen ist. Wichtig ist, dass die Besprechung von einem neutralen Moderator oder Scrum Master moderiert wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob man die Person intern rekrutiert oder von extern hinzuzieht.

Laut Esther Derby und Diana Larsen besteht eine Retrospektive aus fünf Phasen.

  1. Set the stage

In dieser Phase geht es um die Einstimmung der Teilnehmer auf die Retrospektive. Hier sollte man auch die Gelegenheit nutzen, die Retrospektive im Projektverlauf zu verorten (Beispiel: “Dies ist die dritte von zehn Retrospektiven, bis zum Projektabschluss sind es noch 4 Monate…“ etc.).

  1. Gather data

Hier geht es um die Datensammlung, d.h. es wird ein Überblick über die Vorgänge in der vorangegangenen Iteration geboten.

  1. Generate insights

Aus den Vorkommnissen des vorherigen Zeitraums werden dann Schlussfolgerungen gezogen und Verbesserungsvorschläge ausgearbeitet.

  1. Decide what to do

Aus den in Punkt 3 generierten Vorschlägen wird eine Auswahl getroffen und beschlossen, wer sich dieser Aufgaben annehmen soll.

  1. Close the retrospective

Diese Phase stellt den Abschluss der Retrospektive dar und enthält idealerweise eine Zusammenfassung

Verwandte Begriffe

Mit der Retrospektive verwandte Begriffe sind unter anderem „Lessons Learned” und „Projektaudit”. Doch sie bezeichnen nicht dasselbe Konzept, sondern drei verschiedene Vorgehensweisen.

Lessons Learned ist ein Begriff aus dem klassischen Projektmanagement und bedeutet übersetzt so viel wie gelernte Lektionen. Die Lessons Learned ermittelt man jedoch am Projektende im Hinblick auf kommende, ähnliche Projekte. Allerdings ändern sich von Projekt zu Projekt die Rahmenbedingungen und das Team meist so stark, dass die Lessons Learned aus vorangegangenen Projekten stark an Aussagekraft verlieren.

Ein Projektaudit hingegen wird noch während des laufenden Projekts durchgeführt. Es ist als Inspektion oder Kontrolle des Projekts zu verstehen und wird deshalb meist durchgeführt, wenn sich bereits eine Projektkrise abzeichnet. Ein Projektaudit wird von einer neutralen, externen Instanz durchgeführt.

Tipps

Aus einer Retrospektive soll ein Team im Idealfall gestärkt hervorgehen und die Zusammenarbeit noch besser funktionieren als zuvor. Deshalb sollte der Scrum Master darauf achten, dass sich alle Teammitglieder aktiv daran beteiligen. Methoden, um die Stimmung aufzulockern, sind vielfältig, gute Beispiele gibt es hier und hier.

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Burnout und Projektmanagement – Die Studienergebnisse

April 17, 2015

Im Dezember hatten wir zur Teilnahme an der Work-Life-Balance-Umfrage des Softwareherstellers InLoox aufgerufen. Jetzt liegen die Ergebnisse vor. Die Kombination der Themen Projektmanagement und Burnout ist leider alles andere als abwegig: Gerade Projektmanager sind in ihrem Berufsalltag vielen Risikofaktoren für einen Burnout ausgesetzt: Mehrere Projekte, die parallel zu stemmen sind, enge Terminvorgaben, knappe Ressourcen, ungeduldige Kunden. […]

Vollständigen Artikel lesen →

Agile Projektmanagement-Methoden für Alle: Teil 2: Burndown-Chart

Januar 30, 2015

Agile Methoden können auch im klassischen Projektmanagement-Umfeld eingesetzt werden. Ein gutes Beispiel dafür, ist das Aufgabenmanagement mit Kanban, das wir im letzten Beitrag vorgestellt haben. Doch auch agile Methoden bedürfen eines sinnvollen Controllings. Jeder Projektleiter möchte schließlich wissen, ob die gesteckten Ziele im Zeit- und Kostenrahmen erreicht werden. Das Burndown-Chart visualisiert die noch zu erledigende […]

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Agile Projektmanagement-Methoden für Alle: Teil 1: Kanban

Januar 16, 2015

Viele Projektmanager würden gerne agile Methoden in ihren Teams einsetzen. Doch eine komplette Umstellung auf Projektmanagement nach agilen Prinzipien ist vielen zu riskant bzw. wird von der Unternehmensführung auch oft nicht mitgetragen. Doch keine Sorge, man kann auch agile Ansätze in ein Projektmanagement klassischer Prägung integrieren. Kanban Eine populäre Methode, um das Aufgabenmanagement agiler zu […]

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Projektmanager und der liebe Stress: Umfrage

Dezember 4, 2014

Seit einiger Zeit wächst ein öffentliches Bewusstsein für die die Themen Burnout, Stressmanagement und Work-Life-Balance. Der Softwarehersteller InLoox will nun mit einer neuen Studie herausfinden, wie es um den Ausgleich im Arbeitsalltag bestellt ist und was die größten „Ausbrenner“ für Berufstätige sind. Seit verschiedene Krankenkassen dramatische Zahlen zum volkswirtschaftlichen Schaden durch stressbedingte Erkrankungen veröffentlicht haben, […]

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Beyond Project Management

November 12, 2014

Wenn es im Bereich Projektmanagement in diesem Jahr einen Trend gibt, dann lautet er „Beyond Project Management“. Es ist zugleich das Motto des diesjährigen PM Camps in Dornbirn. Aus diesem Anlass hat Marcus Raitner auch im September zu einer Blogparade zum Thema aufgerufen. „Beyond Project Management“ – heißt auf Deutsch in etwa „Jenseits von Projektmanagement“ […]

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Studie der Ludwig-Maximilians-Universität München zur Auswahl von Projektmanagement-Software

Juli 10, 2014

Ohne die Unterstützung durch professionelle Projektmanagement-Software ist Projektarbeit heutzutage kaum noch vorstellbar. Kein Wunder also, dass sich durch die hohe Nachfrage eine Vielzahl an PM-Softwareanbietern am Markt etabliert hat. Doch wie und warum entscheiden sich Unternehmen für eine bestimmte Projektmanagement-Software? Um diesen Fragen nachzugehen, hat ein Forscherteam am Institut für Marktorientierte Unternehmensführung an der Münchner […]

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Excel ist das führende PM-Tool im Mittelstand?

Juni 5, 2014

Welche Tools nutzen mittelständische Unternehmen, um ihre Projektteams zu unterstützen? Dieser Frage geht die Studie Projektmanagement im Mittelstand 2014 nach, die techconsult im Auftrag von Microsoft durchgeführt hat. 250 Mittelständler haben daran teilgenommen. Bei der großen Zahl an Software-Lösungen auf dem Markt erwartet man ein heterogenes Bild – doch die Ergebnisse überraschen: Über die Hälfte […]

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