Im letzten Beitrag haben wir die verschiedenen Anordnungsbeziehungsarten näher beleuchtet, in diesem Teil geht es um Randbedingungen, also Faktoren die ein Projekt einschränken – deshalb werden Randbedingungen auch häufig Einschränkungen genannt.

Zur Erinnerung: Anordnungsbeziehungen bestimmen die Reihenfolge in denen Aufgaben und Vorgänge erledigt werden müssen. Randbedingungen schränken hingegen das Projekt ein, z.B. durch die Knappheit bestimmter Ressourcen wie Zeit und finanzielle Mittel. Der Projektmanager und das Projektteam können Randbedingungen nicht beeinflussen, können sie aber antizipieren und mit in die Planung einbeziehen. Ob ein Projekt erfolgreich umgesetzt wird, also innerhalb des vorgegebenen Budgets, innerhalb des zeitlichen Rahmens und im festgesetzten Umfang, hängt immer davon ab, ob die Randbedingungen vollständig erfasst wurden.

Was sind Randbedingungen?

Ein Projekt existiert nicht in einem Vakuum, sondern ist immer auch abhängig von verschiedenen externen, d.h. nicht zu kontrollierenden, Einflüssen. Das Project Management Institute unterscheidet zwischen sechs verschiedenen Randbedingungen:

  • Zeit
  • Projektumfang
  • Budget und Kosten
  • Qualität
  • Ressourcen
  • Risiken

Die drei Einschränkungen Zeit, Kosten und Projektumfang werden häufig auch „Magisches Dreieck“ genannt, da Sie einen großen Einfluss auf das Projekt und dessen Erfolg haben. Die drei Faktoren stellen die drei Dimensionen des Dreiecks dar, und stehen in wechselseitigem Konflikt zueinander.

Magisches Dreieck Kopie

Ein wichtiger Bestandteil der Aufgaben eines Projektleiters besteht darin, die verschiedenen Randbedingungen auszubalancieren. Doch das ist eine große Herausforderung, da Randbedingungen häufig in Konkurrenz zueinander stehen, d.h. jede Randbedingung hat einen Einfluss auf eine oder mehrere andere Einschränkungen. Nehmen wir das Hausbau-Beispiel aus dem letzten Beitrag: Die Zementlieferung für das Fundament Ihres Hauses verzögert sich um eine Woche, da beim Zementhersteller gerade ein Personalmangel herrscht. Sie können das Fundament für Ihr Haus also noch nicht legen, somit verschiebt sich Ihr gesamter Bauzeitplan um eine Woche nach hinten. Diese zeitliche Verzögerung hat einen direkten Einfluss auf das Budget, denn Sie müssen die Bauarbeiter eine zusätzliche Woche bezahlen. Somit hat die Ressourcenbeschaffung, bzw. deren Verzögerung, einen Einfluss auf den Projektzeitplan und die Projektkosten.

Wieso ist es wichtig Randbedingungen zu steuern?

Aufgrund dieser Wechselseitigen Abhängigkeit, müssen Projektmanager deshalb Randbedingungen sorgfältig identifizieren und steuern, um das Projekt erfolgreich umzusetzen. Je früher und je genauer Sie Randbedingungen definieren, desto leichter fällt es Ihnen und dem Projektteam diese bei der Planung und der Umsetzung des Projektes zu berücksichtigen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Randbedingungen nicht zu vage formuliert werden. Ein Beispiel für eine schlechte Definition der Einschränkung „Zeit”: „Das Projekt muss im dritten Quartal fertig sein.“ In diesem Beispiel ist das Enddatum extrem weitgefasst: Muss das Projekt am 1. Juli fertig sein, oder irgendwann Mitte August, oder doch erst Ende September? Formulieren Sie die Randbedingung lieber um, und seien Sie spezifischer: „ Das Projekt muss bis spätestens dem 23. Juli fertig sein.“ Diese Formulierung ist klar und deutlich und lässt keinen Spielraum für Interpretation oder Missverständnisse. So kann das Projektteam die Projektaufgaben und Vorgänge priorisieren und sich darauf konzentrieren, dass alles bis zum 23. Juli erledigt ist.

So können Sie Randbedingungen effektiver steuern

Wie schon erwähnt, ist es keine leichte Aufgabe Randbedingungen zu steuern, da sie nicht direkt kontrollierbar sind. Dennoch ist es möglich Projekte um die Randbedingungen herum zu planen und eventuelle Einschränkungen mit in den Projektplan einzubeziehen, so dass diese Ihren Zeitplan, Ihr Budget und den Umfang Ihres Projektes nicht (zu stark) beeinflussen. Hier sind einige Tipps, wie Sie Randbedingungen effektiver steuern können:

  • Erstellen Sie eine Liste mit allen möglichen (auch abwegige) Randbedingungen, die Ihr Projekt einschränken können. Die Auflistung verhindert, dass Sie etwaige wichtige Einschränkungen übersehen.
  • Randbedingungen mit der größten Auswirkung auf das Projekt sollten im Projektauftrag (Project Charter) und/oder dem Lastenheft stehen. Somit hat jeder Projektbeteiligte Zugriff auf die Informationen und kann sich auf die Einschränkungen einstellen.
  • Kommunizieren Sie mit den wichtigsten Stakeholdern, allen voran dem Projektsponsor und der höchsten Führungsebene des Unternehmens, offen darüber welche Randbedingungen das Projekt negativ beeinflussen können, und welche Maßnahmen Sie in diesen Fällen ergreifen werden.
  • Beobachten Sie Randbedingungen kontinuierlich, denn Sie können sich im Laufe des Projektes verändern. Einschränkungen können verschwinden, aber es können auch neue Randbedingungen aufkommen, die Ihr Projekt aus der Bahn werfen können.

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Projekte zu planen ist nicht einfach. Der Projektalltag ist häufig stressig und Projektmanager sind häufig so überlastet und müssen so viele Aufgaben gleichzeitig erledigen, und die Projektvorbereitung dadurch oft vernachlässigt wird. Dabei ist es besonders wichtig, dass schon beim Projektstart alle Anordnungsbeziehungen, Randbedingungen und Annahmen im Projektplan bzw. Projektauftrag festgehalten werden. Projektmanager müssen diese drei Faktoren bei der Projektplanung berücksichtigen, da sie entscheidend für eine pünktliche und erfolgreiche Projektabwicklung sind. Denn Projekte sind immer bestimmten internen und externen Faktoren und Risiken ausgesetzt. Möchten Sie ein Projekt erfolgreich abschließen, dann müssen Sie von vornherein diese Faktoren antizipieren und während der Projektdurchführung immer wieder kontrollieren.

Häufig werden Anordnungsbeziehungen, Randbedingungen und Annahmen miteinander verwechselt, deshalb werden wir in einer Beitragsserie diese drei Faktoren voneinander abgrenzen und erläutern.

Anordnungsbeziehungen

Anordnungsbeziehungen, häufig auch Abhängigkeiten genannt, beschreiben die sachlogische und zeitliche Beziehung zwischen zwei Planungselementen (Vorgänge, Aufgaben etc.). Diese Beziehung bestimmt die Reihenfolge in welcher die Vorgänge stattfinden müssen. Um einen Projekt-Zeitplan zu erstellen, muss der Projektmanager die Anordnungsbeziehungen zwischen Aufgaben und Vorgängen identifizieren.

Verbindliche und nicht-verbindliche Anordnungsbeziehungen

Dabei unterscheidet man zwischen verbindlichen und nicht-verbindlichen Anordnungsbeziehungen. Verbindliche Anordnungsbeziehungen beschreiben Vorgänge, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden müssen, z.B. weil der Kunde dies verlangt oder aufgrund von gesetzlichen Regelungen. Oder auch einfach weil es keinen Sinn macht, diese Vorgänge zu einem anderen Zeitpunkt durchzuführen. Wenn Sie zum Beispiel ein Haus bauen, dann müssen Sie zuerst das Fundament legen, bevor Sie die Wände errichten können. Nicht-verbindliche Anordnungsbeziehungen sind eher Empfehlungen und die Vorgänge müssen nicht unbedingt in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden. Nicht-verbindliche Anordnungsbeziehungen bieten dem Projektmanager und -team mehr Flexibilität und Freiraum bei der Projektterminplanung.

Interne und externe Anordnungsbeziehungen

Man unterscheidet außerdem zwischen internen und externen Anordnungsbeziehungen. Interne Anordnungsbeziehungen bestehen zwischen zwei Vorgängen im Projekt, somit kann das Projektteam diese Anordnungsbeziehungen komplett steuern und ist nicht abhängig von externen Faktoren. Externe Anordnungsbeziehungen sind solche, die zwischen den Vorgängen im Projekt und Vorgängen außerhalb des Projektes bestehen. Das Projektteam hat keine Kontrolle über die externen Anordnungsbeziehungen, müssen diese dennoch im Projektplan berücksichtigen.

Die vier Arten der Anordnungsbeziehung

Ende-Anfang-Beziehung (Normalfolge)

Ende-Anfang-Beziehung

Diese Anordnungsbeziehung kommt am  häufigsten vor, deshalb wird sie auch Normalfolge genannt. Bei der Ende-Anfang-Beziehung beginnt die Nachfolger-Aktivität erst, wenn der Vorgänger beendet wurde. Folgendes Szenario beschreibt eine Ende-Anfang-Beziehung: Sie müssen erst den Kauf eines Grundstücks abschließen, bevor Sie mit dem Bau eines Hauses beginnen können.

Anfang-Anfang-Beziehung (Anfangsfolge)

Anfang-Anfang-Beziehung

Bei Anfang-Anfang-Beziehungen oder Anfangsfolgen, muss der Vorgänger gestartet sein, damit der Nachfolger beginnen kann. Dabei müssen Vorgänger und Nachfolger nicht unbedingt parallel anfangen, sondern der Nachfolger-Vorgang kann zu jeder Zeit nach dem Beginn des Vorgängers beginnen. Ein Beispiel für eine Anfangsfolge: Sobald Sie angefangen haben die Türen einzubauen, können Sie mit dem Einbau der Fenster beginnen.

Ende-Ende-Beziehung (Endfolge)

Ende-Ende-Beziehung

Bei einer Ende-Ende-Beziehung kann der Nachfolger-Vorgang erst beendet werden, wenn der Vorgänger beendet wurde. Nachfolger und Vorgänger müssen nicht unbedingt gleichzeitig enden, der Nachfolger kann zu einer beliebigen Zeit beginnen, solange der Vorgänger beendet wurde. Beispiel-Szenario: Sie können das Mitverhältnis für die alte Wohnung erst beenden, wenn der Bau des neuen Hauses abgeschlossen wurde.

Anfang-Ende-Beziehung (Sprungfolge)

Anfang-Ende-Beziehung

Die Anfang-Ende-Beziehung oder Sprungfolge kommt nur sehr selten in der Planung vor. Bei der Sprungfolge kann der Nachfolger nicht beendet werden, wenn der Vorgänger noch nicht begonnen wurde. Ein Beispiel-Szenario: Sie müssen erst mit der Auslieferung des Produktes begonnen haben, bevor Sie die Abrechnung abschließen können.

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Das Münchner Softwarehaus InLoox hat vor kurzem die neueste Produktgeneration seiner PM-Softwarelösungen vorgestellt.

Bislang waren die Münchner in Fachkreisen vor allem für ihre Outlook-integrierte Projektsoftware bekannt. Jetzt wagen sie den Rundumschlag und bringen sowohl eine neue Version von InLoox für Outlook als auch eine runderneuerte Version ihrer Online-Projektsoftware InLoox Web App heraus. Der Clou: Beide Produkte stehen zum Installieren auf der eigenen Hardware oder in der Cloud zur Verfügung.

Projektliste in InLoox Web App

Was ist neu in InLoox 9?

Version 9 geht über das reine Projektmanagement hinaus und versucht, alltägliche und persönliche Tätigkeiten, die Zusammenarbeit im Team und dezidierte Projektmanagement-Funktionen zu verbinden. Anders als zum Beispiel Microsoft Project versucht InLoox außerdem, den gesamten Lebenszyklus eines Projektes abzubilden. Der Anwender kann mit einer Mindmap (in InLoox für Outlook) eine erste Idee entwerfen und auf einer Kanban-Tafel erste Aufgaben sammeln. Wenn sich das Projekt dann entwickelt, können diese Elemente in eine Projektzeitplanung mit Gantt-Diagramm übernommen werden. Darüber hinaus stehen ein Dokumentenmanagement, eine Zeiterfassung und eine Budgetfunktion zur Verfügung. In der neuen Version können Anwender nicht nur Projektdokumente, sondern auch andere Unterlagen („persönliche Verknüpfungen“) über die Software organisieren. Analog können sie nicht nur projektbezogene Aufgaben verwalten und verteilen, sondern auch projektunabhängige Aufgaben. Eine neue Kalenderansicht zeigt Elemente aus allen Projekten in ihrem zeitlichen Kontext.

Vor allem in InLoox 9 Web App hat sich im Vergleich zum Vorgänger sehr viel getan – die Anwendung ist deutlich schneller geworden und ist jetzt erheblich stärker auf den mobilen Anwender zugeschnitten. Neue Funktionen wie der Arbeitsplatz, auf dem der Anwender einen Überblick über seine Aufgaben, seine Termine und Nachrichten erhält sowie Projekt-Dashboards bieten im Vergleich zum Vorgänger einen echten Mehrwert. Die Online-Software kann nach wie vor gemeinsam mit der Outlook-Software verwendet werden. Das bedeutet, der Anwender kann zum Beispiel an seinem Schreibtisch die Outlook-Variante einsetzen und von unterwegs über die Web App auf seine Projektdaten zugreifen.

 

Dashboard in InLoox Web App

Für wen ist InLoox 9 geeignet?

Grundsätzlich ist mittlerweile im Produktportfolio von InLoox für jeden Projektarbeiter etwas dabei. Der Charme der Produkte liegt darin, dass man klein starten kann – zum Beispiel mit einem simplen Aufgabenmanagement. Allerdings kann die Software für Anwender, die nur (und auch auf absehbare Zeit nur) eine Aufgabenliste brauchen, zu viel. Wenn sich das Unternehmen und seine Projekte aber entwickeln, stehen in der Software auch fortgeschrittene Projektmanagement-Funktionen zur Verfügung. Schön auch: In der Software werden agile und klassische Projektmanagement-Methoden kombiniert, so kann sie auch abteilungs- und teamübergreifend eingesetzt werden, ohne dass Teams ihre Methoden an die Software anpassen müssen.

Planung in InLoox für Outlook

Kleine Unternehmen und solche ohne IT-Unterstützung können die SaaS-Variante InLoox now! wählen – so bleibt der Administrationsaufwand minimal.

InLoox PM (zum Installieren im eigenen Netzwerk) startet in der Variante für Einzelanwender bei 450 Euro und InLoox now! (SaaS) beginnt bei 24,95 Euro pro User und Monat.

Interessenten können die Software 30 Tage lang mit vollem Funktionsumfang testen: https://www.inloox.de/testen/

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