Studie: Kommunikation in Projekten

von Sabine am 15. Mai 2013

Text: David Braun

Projektkommunikation ist häufig der entscheidende Faktor, wenn es um das Gelingen oder Misslingen von Projekten geht. Doch welchen Stellenwert hat die Projektkommunikation in Unternehmen und wie wird sie im Tagesgeschäft tatsächlich umgesetzt?

Dieser Frage widmet sich die empirische Studie „Kommunikation in Projekten“, die die Münchner Beratung Cetacea vor kurzem veröffentlicht hat. Das Unternehmen hat sich auf die strategische Kommunikationsberatung für Firmen in herausfordernden Situationen spezialisiert. Die Datenerhebung zur Studie fand im Zeitraum vom September bis November 2012 in Zusammenarbeit mit Atreus Interim Management und der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement statt. An der Studie, die in Form einer Onlinebefragung durchgeführt wurde, beteiligten sich 754 Projektmanager – die meisten mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung.

Kommunikation als entscheidender Faktor

Auch diese Studie bestätigt wieder einmal den entscheidenden Einfluss der Kommunikation auf den Projekterfolg. 85% der Befragten bewerteten die Kommunikation in Projekten als „sehr wichtig“. Unter allen Teilnehmern fand sich kein Einziger, der Projektkommunikation als „gar nicht wichtig“ erachtete. Wenn die Teammitglieder also nicht miteinander sprechen, scheint das Projekt zum Scheitern verurteilt zu sein. Vergleichsweise wenig Gewicht wurde dagegen zum Beispiel der Erfahrung der Projektmitglieder zugesprochen. Besonders heikel wird die Kommunikation der Studie nach bei strategischen Neuausrichtungen und Kostensenkungen eingeschätzt.

Zeitmangel verhindert eine individuelle Kommunikation

Die Verantwortung für eine gelungene und produktive Projektkommunikation liegt in den meisten Fällen bei den Projektleitern selbst. Die meisten der Befragten würden dabei gern häufiger und individueller mit ihren Mitarbeitern sprechen, doch meist machen Zeit-, Ressourcen- und Budgetmangel das unmöglich.

Die Projektleiter sehen ihre Hauptaufgabe in der Kommunikation nicht nur darin, ihre Mitarbeiter zu informieren, sondern auch sie zu motivieren und sie in das Projekt einzubinden. Laut Einschätzung der Befragten mangelt es aber vielen Projektleitern an den dazu benötigten Kompetenzen.

Inhaltlich geht es in der Projektkommunikation am häufigsten um Meilensteine, wobei eher sporadisch als strategisch kommuniziert wird. Externe Kommunikationsberater oder zentrale Kommunikationsabteilungen werden hingegen so gut wie gar nicht eingebunden.

Kommunikation findet viel per E-Mail und zu wenig in Meetings statt

Persönliche, projektinterne Meetings und die Projektdokumentation sind laut den Teilnehmern der Studie die wichtigsten Kommunikationsformate. Doch gerade diese Formate werden zu selten genutzt. Sehr häufig zum Einsatz kommt dagegen die klassische E-Mail, obwohl hier den Befragten zufolge desöfteren Informationen unter den Tisch fallen. Zwischen der Wichtigkeit einzelner Formate und deren tatsächlicher Nutzung herrscht also eine erhebliche Diskrepanz.

Abschließend lässt sich sagen, dass es bei der Kommunikation in Projekten – obwohl ihr hoher Nutzen allgemein anerkannt wird – durchaus noch Luft nach oben gibt. Die meisten Befragten geben an, dass Kommunikationsverantwortliche allgemein zu wenig Zeit hätten und für Kommunikation nicht ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen zur Verfügung ständen. An diesen Punkten gibt es also in vielen Unternehmen noch einiges zu verbessern, damit die Kommunikation für alle Beteiligten zum Erfolg wird.

 

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Projektmanagement in Indien

von Sabine am 3. April 2013

Text: David Braun

Immer wieder machen Führungskräfte die Erfahrung, wie schwer es vor allem im nicht-europäischen Ausland ist, ein Projekt erfolgreich zu managen. Mit ihren zahlreichen kulturellen Unterschieden zu Europa stellen besonders die asiatischen Länder eine große Herausforderung für europäische Projektverantwortliche dar. Vor diesem Hintergrund ist in der Fachzeitschrift „projektMANAGEMENT aktuell“ ein Interview mit Vejn Sredic erschienen, der einige Jahre für das Projektmanagement der Werksplanung eines Automobilkonzerns in Indien zuständig war.

Vejn Sredic schildert seine persönlichen Projekterfahrungen in einem vielschichtigen Land, in dem für europäische Projektmanager einige Stolperfallen lauern. Auch für ihn war es nicht immer leicht, den Fettnäpfchen im indischen Arbeitsalltag zu entgehen und den Besonderheiten des Landes angemessen zu begegnen. Einige Regeln und Tipps gibt er gerne weiter.

Auf den ersten Blick scheint die Teamkommunikation in Indien wesentlich einfacher zu sein als beispielsweise in China, da viele Inder sehr gut Englisch sprechen. Das verführt aber dazu, nonverbale Besonderheiten einfach zu übergehen. In vielen asiatischen Ländern, auch in Indien, gilt es als unhöflich, etwas direkt zu verneinen. Deswegen wird vor allem die deutsche Art oft als zu direkt und undiplomatisch angesehen. Europäische Projektleiter dürfen vor allem in der Anfangsphase auch keine Kritik oder Widerspruch von Seiten ihrer indischen Mitarbeiter erwarten, selbst wenn diese angebracht und sachdienlich sein könnten. Auch von direkter Kritik an einem Mitarbeiter sollte man möglichst absehen, da dies in Indien zu einem kaum wieder gut zu machenden „Gesichtsverlust“ der kritisierten Person führen könnte. Vielmehr erwarten indische Arbeitnehmer, dass ihre Vorgesetzten auf sie zugehen, Aufgaben und Ziele definieren und auch alle Zwischenschritte genau überwachen. Es empfiehlt sich also, genau diese „enge Führung“ auch zu praktizieren und die Mitarbeiter durch Lob und Anerkennung zu motivieren. Nur mit viel Geduld und Respekt ist in Indien eine offene Projektkommunikation möglich.

In Indien spielt der zwischenmenschliche Aspekt zwischen Kollegen und Vorgesetzten eine wesentlich größere Rolle als in den meisten europäischen Ländern. Neben der verbalen Kommunikation ist hier auch die nonverbale Kommunikation ein entscheidender Punkt. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, sich in der Startphase eines Projektes genug Zeit zu lassen, um Menschen und Arbeitskultur kennenzulernen, eine Beziehung zu den Mitarbeitern aufzubauen und so eine Vertrauensbasis zu schaffen. Außerdem gilt es sich auf Eigenheiten auf dem Gebiet der Sprache gefasst zu machen, wie etwa den vielen Nuancen des Wortes „Ja“ im Indischen. Von einem „Ja, verstanden“ bis hin zu „Ja, einverstanden“ gibt es eine große Bandbreite an Bedeutungen. Von großem Nutzen kann hier ein Dolmetscher sein, der, neben der reinen Übersetzertätigkeit zudem in der Lage ist, diese nonverbale Kommunikation und Besonderheiten zu erläutern und zu interpretieren.

Nicht zuletzt sollte sich ein ausländischer Projektmanager so bald wie möglich ein großes Netz von einheimischen Partnern aufbauen. Denn fast nur mit Hilfe dieser Netzwerke ist es für einen Außenstehenden möglich, an wichtige Informationen zu gelangen oder erfolgreich mit den Behörden in Kontakt zu treten und auf diese Weise einen reibungslosen Ablauf des geplanten Projekts zu gewährleisten.

Nachzulesen ist das gesamte Interview als kostenlose Leseprobe hier.

 

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Was macht einen guten Projektmanager aus?

von Sabine am 22. März 2013

Text: David Braun

Ein Projekt zu leiten und es auch erfolgreich zum Ziel zu führen ist eine Aufgabe, die nicht jedem liegt. Doch was macht einen guten Projektmanager aus und sind diese Fähigkeiten erlernbar?

Oft kommt es vor, dass Projektleiter hauptsächlich aufgrund ihrer fachlichen Kompetenzen und ihres technischen Wissens auf einem bestimmten Gebiet ernannt werden. Das ist zwar keineswegs falsch, jedoch gehört einiges mehr dazu, um diese verantwortungsvolle Aufgabe zur Zufriedenheit aller Stakeholder bewältigen zu können. Idealerweise bringt der Projektleiter bzw. die Projektleiterin neben dem erforderlichen Know-how und der Sachkompetenz noch weitere Fähigkeiten mit, die für das Gelingen des Projektes entscheidend sind.

An oberster Stelle steht das Methodenwissen auf dem Gebiet des Projektmanagements. Dies umfasst neben der Fähigkeit, ein Projekt sinnvoll zu planen und zu organisieren auch das Definieren von realistischen Zielen und die Vorgabe der richtigen Schritte, um das Ziel budget- und termingerecht zu erreichen. Auch das Controlling fällt in die Verantwortlichkeit des Projektleiters. Es dient nicht nur dazu, den Projektfortschritt zu überprüfen, sondern gleichzeitig dazu, Vertrauen in die Arbeit der Mitarbeiter zu gewinnen. Empfehlenswert ist es hier, nur angekündigt zu kontrollieren, jedem Teammitglied die Chance zur Selbstkontrolle zu geben und den Mitarbeitern nicht das Gefühl zu vermitteln, permanent überwacht zu werden. Zudem ist der Projektleiter die Person, die letztlich für das Projekt geradesteht und die es nach außen hin vertritt. Daher muss ein guter Projektleiter in der Lage sein, sowohl die Wünsche und Anliegen des Auftraggebers im Auge zu behalten, als auch auf ihre Umsetzbarkeit zu achten.

Dazu gehört Führungsstärke, also die Fertigkeit, ein Team zu formen, es anzuleiten und ihm eine Richtung vorzugeben. Wichtig ist hier ein hohes Maß an sozialer Kompetenz. Da Kommunikation einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt ist, kommt es besonders auf die kommunikativen Fähigkeiten des Projektleiters an. Projektleiter sollten in der Lage sein, sich auf die Mitarbeiter einzustellen, bei diesen eine Akzeptanz für das jeweilige Projekt herzustellen, durch offene Kommunikation klare Arbeitsaufträge zu erteilen sowie konstruktive Kritik zu üben. Außerdem ist es ihre Aufgabe, bei eventuellen Konflikten zu vermitteln und eine Lösung zu finden. Dies alles dient vor allem dazu, die Motivation und Disziplin aller Beteiligten zu erhöhen, um das bestmögliche Ergebnis im Projekt zu erzielen. Da Projektleitern oft keine disziplinarischen Maßnahmen zur Verfügung stehen, erfüllen sie diese Anforderungen im Idealfall durch eine natürliche Autorität.

Auch unternehmerisches Geschick sollte ein Projektmanager mitbringen. Dazu gehört eine genaue Übersicht über das vorhandene Budget genauso wie das Entwickeln geeigneter Strategien, um dieses optimal zu nutzen. Außerdem sollten Projektmanager in der Lage sein, eventuell vorhandene Risiken zu erkennen und sie zu umgehen. Da Projekte nur selten exakt nach Plan laufen, sollten Projektleiter auf Unvorhergesehenes flexibel reagieren können und auch in stürmischen Projektphasen die Ruhe und Übersicht bewahren. Selbstsichere und gelassene Persönlichkeiten sind hier klar im Vorteil.

Nicht alle Mitarbeiter, die auf ihrem Fachgebiet hervorragend sind, eignen sich auch als Projektleiter. Trotzdem ist es jedem bis zu einem gewissen Grad möglich, die genannten Fertigkeiten zu erlernen. Ein Stück weit ist es auch eine Glaubensfrage unter Projektmanagern, auf welchem Weg man sich diese Fertigkeiten am besten aneignet. Manche schwören auf spezielle Trainings und Zertifizierungen für Projektmanager, weil sie nicht nur das notwendige Methodenwissen und das grundlegende Handwerkszeug vermitteln, sondern weil sie für Vertrauen bei Auftraggebern und Teammitgliedern sorgen. Andere wenden ein, dass in solchen Weiterbildungen nur Standardwissen auswendig gelernt wird, das zu allgemein ist, um in konkreten Projekten einen Vorteil zu bringen. Viele Experten empfehlen ein „Herantasten“ an den Beruf des Projektmanagers. Meist führt der Weg von einer Mitarbeit in einer Fachabteilung über den Status als Teammitglied in einem Projekt zur Projektleitung in kleineren und weniger komplexen Projekten und bei Erfolg schließlich hin zur Projektleitung in wichtigen, umfangreichen Projekten.

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Wenn Projekte ins Stocken geraten – Die wichtigsten SOS-Maßnahmen

Oktober 31, 2012

Wer gibt schon gerne zu, dass das eigene Projekt nicht so läuft, wie man es sich wünschen würde? Doch auch wenn ungern darüber gesprochen wird, es gibt sie zuhauf – Projekte, die stagnieren, kaum Ergebnisse liefern und die dann schleichend im Sande verlaufen. Im Fall von akuten Projektkrisen schrillen bei den Verantwortlichen meist unmittelbar die […]

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Gastbeitrag: Teambildung im Projektmanagement

September 24, 2012

von Torsten Montag Der Erfolg von Projekten ist in hohem Maße vom zielorientierten, effizienten Zusammenspiel der Teammitglieder abhängig. Ein gutes Beispiel dafür ist eine Fußballmannschaft im Leistungssport. Was bewegt Menschen – im Projekt genauso wie im Mannschaftssport – teamorientiert zu interagieren? Definition des Teambegriffes Die Teambildung oder Teamentwicklung wird im Allgemeinen der Personalentwicklung zugerechnet. Ein […]

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Die Organisation als Spielfeld

November 29, 2011

Organisationen kann man als Werkstätten, Kapitalverschiebebahnhöfe oder Endlos-Palaver-Meeting-Marathons verstehen (Dirk Baecker: „wer arbeitet, kommuniziert“). Oder als großes Spiel. Wer seine Spielergebnisse dort verbessern – sprich: beruflichen Erfolg haben – will, kommt nicht umhin, die zentralen Spielregeln zu kennen, ja sie zu mögen (Boris Becker: „Du musst das Spiel selbst lieben“). Unter dem Motto “Wissen, was […]

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Projektmanagement-Buch

Januar 27, 2011

Das Projektmanagement-Buch wird nicht mehr bei Hanser erscheinen. Stattdessen werde ich es  hier direkt und kostenlos als eBook zum Download anbieten und/oder das Buch einfach als Webseiten einbinden. Ein eBook offiziell (also bei Amazon und iTunes auffindbar) herauszubringen ist nicht ganz so einfach, wie ich es mir vorgestellt hatte. Denn eigentlich wollte ich, dass das […]

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Komplexität in Beratungsprojekten: Studie der EBS Business School in Kooperation mit der GPM

Januar 26, 2011

Untersuchungen zeigen, dass Komplexität die Projektarbeit stark beeinflusst; beispielsweise kann die fachliche Komplexität des Projektinhalts Auswirkungen auf die Zusammensetzung des Projektteams haben. Beratungsprojekte sind aufgrund der Beteiligung von unternehmensexternen Mitarbeitern ein Sonderfall, da sich z.B. die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten in der Regel komplexer gestaltet. Diese Sonderrolle der Beratungsprojekte greift das Strascheg Institute for Innovation […]

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Online-Championship der Fachhochschule Koblenz und Can Do GmbH

September 10, 2010

iPad-Verlosung unter allen Teilnehmern als Sonderpreis unabhängig der Platzierung (München, 09.09.2010) In den nächsten Tagen startet die erste Deutsche Meisterschaft im Projektmanagement. Über 300 Praktiker aus Unternehmen und Organisationen werden als Teilnehmer dieses von der Fachhochschule Koblenz und dem Lösungsanbieter Can Do GmbH gemeinsam durchgeführten Online-Wettbewerbs erwartet. Ergänzend zu den Preisen für die ersten drei Plätze wird unter allen Teilnehmern […]

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Projektmanagement-Buch

Mai 2, 2010

Es ist schon lange angekündigt, aber nun scheint es so, als ob ich tatsächlich mal fertig werde mit diesem Buch, das aufgrund vieler Turbulenzen zurückstehen musste. In dieser Woche gebe ich das Manuskript an den Verlag, wo es erst lektoriert und nach Korrektur des Textsatzes gedruckt wird, und so ist das Projektmanagement-Buch nicht nur vorbestellbar, […]

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